เติมเซลล์ว่าง ทำไมต้องทำ? ทำไมถึงมีเซลล์ว่าง มีเซลล์ว่างแล้วเป็นอย่างไร?
เคยเจอปัญหาข้อมูลในเอ็กซ์เซลไม่สมบูรณ์ ที่หลายคนมองข้ามเวลาทำงานกับเอ็กซ์เซลเพราะมองเพียงว่าต้องการพิมพ์รายงานให้สวยงาม ก็เลยมีการจัดหน้าเพื่อ “ความสวยงาม” เช่น merge หรือ ปล่อยให้เป็นช่องว่างไว้
(เพิ่มเติม…)
วิธีแยกข้อความใน excel – คำถามง่าย ๆ ที่ไม่รู้จะตอบยังไง อันนี้เป็นเรื่องที่รู้สึกปวดใจอยู่พอสมควร เวลาที่ใครมาถามอะไรสั้น ๆ โดยคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบแบบ “ง่าย ๆ” แต่ในความจริงคือ DefExcel ไม่ใช่คนฉลาด ไม่สามารถตอบอะไรแบบนี้ได้โดยไม่เห็นข้อมูลนะจ๊ะ
(เพิ่มเติม…)
เปลี่ยนเลขอารบิกเป็นเลขไทย ใน Excel หรือในทางกลับกัน เปลี่ยนเลขไทยเป็นอารบิก ปัญหาชวนปวดหัวสำหรับเราชาวไทยที่ต้องทำงานทั้งภาษาไทย ตัวเลขไทย โดยเฉพาะบรรดาท่านที่รับราชการจะโดนบังคับว่าต้องใช้ตัวเลขไทยนะจ๊ะ
(เพิ่มเติม…)
ปกติ แปลงไฟล์ .xls เป็น .xlsx กันอย่างไร? เพียงแค่เปิดเอ็กเซลขึ้นมา แล้วก็ “save as” หรือ “บันทึกเป็น” ง่าย ๆ แค่นั้นใช่มั้ย? แต่ถ้ามีไฟล์จำนวนมากล่ะ สมมติในตัวอย่างนี้มีจำนวนมากกว่า 5,000 ไฟล์ งานง่าย ๆ ก็กลายเป็นงานน่าเบื่อถ้าต้องมาทำทีละไฟล์ เรามาเขียนโค้ดเพื่อช่วยทำงานกันดีกว่า
(เพิ่มเติม…)
เคยใช้ Visual basic Editor หรือไม่? จะเริ่มกันอย่างไร? เปิดตรงไหน? ต้องไปเมนูไหน?
สวัสดี ท่านผู้เจริญที่ประสงค์จะใช้งานเอ็กเซล“อีกระดับ”! วันนี้เราจะมาเรียนรู้วิธีการเข้าถึงเครื่องมือสำหรับเขียน / ปรับแต่ง VBA พื้นฐานสำหรับการสร้างเครื่องมือสำหรับทำงานอัตโนมัติ (มาโคร) เพื่อทำให้งานของท่านทำงานสบายขึ้น
มาเริ่มกันเลย! (วิดีโอประกอบด้านล่าง)
(เพิ่มเติม…)
ใส่ 0 นำหน้าใน Excel ทำอย่างไร? ยากมั้ย? ก่อนจะอ่านต่อไป อาจจะต้องถามกลับว่า แล้วเราจะนำข้อมูลนั้นไปทำอะไร?
เพราะถ้าเป็นเพียงแค่ข้อมูลเฉย ๆ อย่างเช่น หมายเลขโทรศัพท์ ซึ่งมันจะต้องมี 0 นำหน้า เช่น 0123456789 แบบนี้เป็นต้น ซึ่งในกรณีแบบนี้ไม่จำเป็นต้องนำค่าเหล่านี้ไปคำนวณทางคณิตศาสตร์ต่อ จึงไม่มีปัญหาหากว่าจะกำหนดรูปแบบเป็นข้อความหรือว่า text (หรือ string แล้วแต่จะเรียก)
ถ้าท่านใช้ Microsoft 365 ที่อัปเดตล่าสุด ท่านอาจจะสังเกตว่า ถ้าพิมพ์เบอร์โทรศัพท์ไปตรง ๆ ก็จะพิมพ์ได้เลย และถ้าสังเกตที่ formula bar จะเห็นว่ามี ฝนทอง หรือ อัญประกาศเดี่ยว (‘) กำกับอยู่ด้านหน้า
แต่ โอเคล่ะ บางทีเรารับข้อมูลจากแหล่งอื่นมา แล้วไม่มีตัวเลข 0 นำหน้ามา เราจะทำอะไรได้บ้าง? เพราะถ้ามีจำนวนข้อมูลมาก ๆ เยอะ ๆ จะมาใส่ฝนทองกำกับด้านหน้าทุกเซลก็คงไม่เข้าที เสียเวลาโดยใช่เหตุ
เริ่มกันด้วยวิธีง่ายที่สุด ใช้เครื่องหมา & นี่แหละ
เครื่องหมาย & ใช้สำหรับเชื่อมข้อความ ซึ่งถ้าเราต้องการนำเลข 0 มาไว้ข้างหน้า เราก็แค่เพิ่ม “0” & ตัวเลขที่ต้องการ
เช่น ตัวอย่าง ในคอลัมน์ A คือตัวเลขที่เราต้องการเติม 0 ด้านหน้า
คอลัมน์ B เราจะใส่สูตรดังนี้
=0&A1เพียงเท่านี้เราก็ได้ที่มีเลข 0 นำหน้าเสร็จสิ้นเรียบร้อย
โปรดสังเกต เมื่อเราใช้สูตรนี้ จะเรียงชิดขวาโดยอัตโนมัติ หมายความว่าได้กลายเป็น text หรือ ข้อความ หรือ string ไปเรียบร้อยแล้ว ไม่ใช่ตัวเลข
ฟังก์ชัน CONCAT ทำหน้าที่รวมข้อความจากช่วงและ/หรือสตริงหลายเข้าไว้ด้วยกัน
ถ้าเราต้องการเพียงแค่เติม 0 (หรืออะไรก็ตาม) เราอาจจะใช้ฟังก์ชัน CONCAT แบบง่าย ๆ ดังนี้
= CONCAT(0, A1)วิธีนี้ จะได้เลข 0 นำหน้ามาง่าย ๆ เลย และไม่ต่างจากวิธีแรกแม้แต่น้อย
ฟังก์ชัน CONCATENATE จะเหมือนกับ CONCAT เพราะจริง ๆ มันคือฟังก์ชันเดียวกัน เพียงแค่ CONCAT เป็นเวอร์ชันใหม่ที่ปรับปรุงมาจาก CONCATENATE อีกทีหนึ่ง แต่ตอนนี้ Excel ยังคงให้ใช้ CONCATENATE ได้อยู่ เพราะ Excel เวอร์ชันเก่ากว่า 2016 จะไม่รองรับฟังก์ชัน CONCAT
ถ้าเราต้องการเพียงแค่เติม 0 (หรืออะไรก็ตาม) เราอาจจะใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE แบบง่าย ๆ ดังนี้
= CONCATENATE (0, A1)
ฟังก์ชัน TEXT จะใช้งานได้ดีมาก หากเราต้องการเติม 0 ข้างหน้า เพื่อให้มีจำนวนหลักครบตามที่ต้องการ เหมาะสำหรับเวลาเราใช้ตัวเลขแทนรหัสใดใด และรวมถึงการใช้กับเบอร์โทรศัพท์ก็ได้ สมมติว่า เราต้องการ ตัวเลข 9 หลัก เราก็เขียนสูตรดังนี้
= TEXT(A1, “000000000”)ง่าย ๆ เพียงเท่านี้เอง
ข้อสังเกต! ในสูตรอื่น ๆ เราจะใส่เพียงแค่ 0 โดยไม่มีอัญประกาศ (หรือฟันหนู) ครอบ แต่ในการใช้ฟังก์ชัน text เราจะใช้อัญประกาศครอบนะจ๊ะ
วิธีที่ง่ายที่สุด ทำไมไม่ใช้ Number Format ที่ Excel เตรียมไว้ให้ล่ะ? ซึ่งจะมีตัวเลือกให้เลือกว่าต้องการผลลัพธ์แบบไหน เช่น
เพียงแค่เราคลิกขวา เลือก Format Cells
ที่แท็บ Number ให้เลือก Custom ในเมนูด้านซ้าย
แล้วตรง Type ให้พิมพ์ 000000000 โปรดสังเกตว่าจะเหมือนกับฟังก์ชัน TEXT ไม่แตกต่างกันเลย
กด OK ออกมาดูผลลัพธ์ได้เลย
ที่แท็บ Number ให้เลือก Special ในเมนูด้านซ้าย
ท่านจะเห็นว่ามีรูปแบบหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน อะไรแบบนี้อยู่
เพียงแค่เราเลือก Phone Number (หรือ เลือกหมายเลขโทรศัพท์ – ถ้าต้องการเลขไทย)
แล้วกด OK ออกมาดูผลลัพธ์
ก็จะมี 0 นำหน้า เพราะขีดขั้นกลางที่ 4 ตัวเลขตามรูปแบบสากล โปรดสังเกตว่า ถ้าใช้วิธีนี้ จะไม่ได้เติม 0 ให้ครบหลักแบบด้านบน
นี่คือ 5 วิธีในการ ใส่ 0 นำหน้าใน Excel
อ่านเพิ่มเติมเรื่อง Keeping leading zeros and large numbers ที่เว็บไมโครซอฟต์
เปลี่ยนตารางเมตร เป็น ไร่ งาน ตารางวา เป็นเรื่องง่าย ๆ ไม่ยากนัก เพราะโชคดีอยู่อย่างหนึ่งคือระยะวากับเมตรแปลงได้ง่าย ๆ ด้วยตัวเลขลงตัว คือ สองเมตรเป็นหนึ่งวา ก็เลยคำนวณกันง่ายหน่อย
หมายเหตุ เนื่องจากปูพื้นยาวไปหน่อย คนที่จะดูสูตรเอ็กเซล คลิกไปดูข้างล่างนู่นเลยจ้ะ
(เพิ่มเติม…)
ฟังก์ชัน TRUNC เป็นฟังก์ชันคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติของ Excel โดยจะลบส่วนที่เป็นเศษส่วนของตัวเลขออก และส่งกลับตัวเลขจำนวนเต็ม
ใช้ได้ตั้งแต่ ไมโครซอฟต์ Excel 2007 เป็นต้นมา
(เพิ่มเติม…)
ฟังก์ชัน INT (หรือ integer) เป็นฟังก์ชันคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติในเอ็กเซล ที่จะส่งกลับจำนวนเต็มของตัวเลขที่กำหนด โดยปัดเศษทศนิยมให้เป็นจำนวนเต็ม ซึ่งจะเป็นการปัดเศษลง
(เพิ่มเติม…)
ใช้ Access หรือ Excel ดี? คำถามนี้เกิดจากไปเจอประเด็นน่าสนใจ คือมีคนตั้งข้อสังเกตว่า เดี๋ยวนี้มีคนใช้เอ็กเซล (Excel) ทำฐานข้อมูลกันมากขึ้น แต่มีคนแย้งว่าเอ็กเซลเป็นซอฟต์แวร์ประเภท spreadsheet มีวัตถุประสงค์เพื่อการคำนวณ เราไม่ควรใช้งานผิดประเภทสิ ไม่เควรเอาไปทำฐานข้อมูล
(เพิ่มเติม…)
ไฟล์ .xlsm คืออะไร และใช้งานอย่างไร?
ไปเจอคำถาม สรุปใจความได้ว่า ไฟล์เอ็กซ์เซลมีสัญลักษณ์อัศเจรีย์ (!) มุมขวาล่าง พอจะเลือกบันทึกงานเป็น Excel workbook หรืออื่นๆ พอบันทึกไว้ เปิดมาไม่มีข้อมูล หรือมีไม่สมบูรณ์ แบบนี้ ต้องตั้งค่าอย่างไร
(เพิ่มเติม…)
AutoFill หรือ การเติมข้อมูลอัตโนมัติ เป็นคุณสมบัติอีกอย่างที่มีประโยชน์มาก ๆ สำหรับคนที่ใช้ Excel เราไม่จำเป็นต้องมาพิมพ์ค่าใส่เข้าไปทีละเซล ขอเพียงแค่มีรูปแบบที่ชัดเจนว่าจะใส่อย่างไรเท่านั้น
(เพิ่มเติม…)
ฟังก์ชัน MIN ใน Excel เป็นฟังก์ชันเพื่อใช้หาค่า “ตัวเลข” ที่น้อยที่สุดในกลุ่ม ฟังก์ชันนี้เรียบง่าย ตรงไปตรงมา ไม่มีอะไรมาก คือหาค่าตัวเลขที่น้อยที่สุดในกลุ่มที่จะหานั่นแหละ
(เพิ่มเติม…)
ฟังก์ชัน MAX ใน Excel เป็นฟังก์ชันเพื่อใช้หาค่า “ตัวเลข” ที่มากที่สุดในกลุ่ม ฟังก์ชันนี้เรียบง่าย ตรงไปตรงมา ไม่มีอะไรมาก
=MAX(ตัวเลข1, ตัวเลข2, ...)สมมติเรามีตัวเลข 3 ตัว คือ 1, 2, และ 3 เราสามารถหาค่าที่มากที่สุดได้ดังนี้
=MAX(1, 2, 3)ผลลัพธ์ที่ได้คือ 3
ในการทำงานจริงเราอาจไม่ได้ใส่ตัวเลขลงไปตรงๆ แบบนี้ แต่อาจใส่ตัวเลขไว้ในเซลล์ต่าง ๆ เช่น ใส่ตัวเลข 1, 2, 3 ลงในคอลัมน์ A เริ่มจากเซลล์ A1 ถึง A10 เราสามารถหาค่าที่มากที่สุดของตัวเลขที่อยู่ในกลุ่มนี้ได้ดังนี้
=MAX(A1:A10)ฟังก์ชันนี้รับการป้อนค่าได้เพียง 255 ค่า
เราจะใส่ค่าเป็นตัวเลขหรือชื่อช่วง อาร์เรย์ หรือการอ้างอิงที่มีตัวเลขก็ได้
ถ้าค่าที่ใส่ลงไปเป็นอาร์เรย์หรือการอ้างอิง ระบบจะใช้เฉพาะตัวเลขในอาร์เรย์หรือการอ้างอิงนั้นเท่านั้น เซลล์ว่าง ค่าตรรกะ หรือข้อความในอาร์เรย์หรือการอ้างอิงจะถูกละเว้น
หากใส่ค่าที่เป็นข้อความ หรือสูตรอ้างอิงที่ไม่สามารถแปลงเป็นตัวเลขได้จะส่งกลับเป็น ข้อผิดพลาด
ถ้าค่าที่ใช้เป็นอาร์เรย์หรือการอ้างอิง ระบบจะใช้เฉพาะตัวเลขในอาร์เรย์หรือการอ้างอิงนั้นเท่านั้น เซลล์ว่าง ค่าตรรกะ หรือข้อความในอาร์เรย์หรือการอ้างอิงจะถูกละเว้น
หากต้องการรวมค่าตรรกะและการแสดงข้อความของตัวเลขในการอ้างอิงเป็นส่วนหนึ่งของการคำนวณ ให้ใช้ฟังก์ชัน MAXA
สมมติเรามีข้อมูลคะแนนสอบของนักเรียน 10 คน ดังนี้
เราจะหาอะไร? สมมติเราจะหาที่มากที่สุด จากคะแนนสอบทั้งหมด เราใส่ค่า
=MAX(B2:D10)
ฟังก์ชันนี้ ดูเผิน ๆ เหมือนไม่มีอะไร แต่จริง ๆ จะช่วยให้เขียนสูตรสั้นลงได้
อย่างเช่น
ถ้าเราต้องการให้ส่งกลับค่า โดยมีเงื่อนไขว่า ถ้าค่านั้นมากกว่า 0 ให้ใช้ค่านั้น แต่ถ้าค่านั้นเป็นค่าคิดลบ ให้ใช้ค่า 0 แทน
ถ้าเราเขียนสูตรทั่วไป เราอาจจะใช้สูตรแบบนี้
=IF(ค่าที่ตรวจสอบ<0,0,ค่าที่ตรวจสอบ)แต่ถ้าเราใช้ MAX สิ่งที่เราเขียนก็แค่
=MAX(0,ค่าที่ตรวจสอบ)จะเห็นว่าเขียนง่ายและสั้นกว่า
อ้างอิง เว็บไมโครซอฟต์ MAX function
ฟังก์ชันอื่นที่เกี่ยวข้องและคล้ายกัน ฟังก์ชัน MIN
Automatic Data Conversion เป็นตัวเลือกสำหรับควบคุมการแปลงประเภทข้อมูล ไม่ให้ Excel เปลี่ยนค่าโดยอัตโนมัติ
เชื่อว่าหลายท่านเคยประสบปัญหาแบบเดียวกับ DefExcel.com นั่นคือ เมื่อเราพิมพ์บางอย่างที่คล้ายจะเป็นวันที่ Excel รู้มากแปลงเป็นวันที่ให้เลยโดยที่เราไม่ต้องการ ต้องเสียเวลาปรับรูปแบบให้เป็น text หรือ ข้อความ แล้วแก้ไขใหม่
(เพิ่มเติม…)