Custom Number Formats – กำหนดการแสดงตัวเลข 

Excel ออกแบบมาสำหรับการคำนวณ หรือ เพื่อทำงานกับตัวเลขในด้านต่าง ๆ ดังนั้น ภายใน Excel มีรูปแบบการแสดงผลหลากหลายรูปแบบเตรียมไว้ให้เป็นจำนวนมากอยู่แล้ว ทั้ง ตัวเลข สกุลเงิน เปอร์เซนต์ รูปแบบทางบัญชี วันที่และเวลา

แต่มีบางครั้งที่เราต้องการบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงมาก ทาง Excel ก็เปิดโอกาสให้ปรับแต่งได้มากพอสมควร โดยใช้ Custom Number Formats เพื่อกำหนดรูปแบบของตัวเลขในแบบที่ต้องการ โดยที่ ข้อมูลทุกอย่างยังเป็นเหมือนเดิม ย้ำ ข้อมูลทุกอย่างยังคงเหมือนเดิม เพียงแค่มีรูปแบบการแสดงตามที่กำหนดเท่านั้น

เรื่องพื้นฐานเกี่ยวกับการแสดงผลตัวเลข

ตามปกติ หากเราพิมพ์ตัวเลขเข้าไปในเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง Excel จะจัดรูปแบบเป็นGeneral ให้ โดยจะมีลักษณะการแสดงผลที่เปลี่ยนไปกับความกว้างช่องเซลล์ อย่างเช่น ถ้าเราพิมพ์ตัวเลข 98765.73210123 เข้าไปตรง ๆ แต่ปรับความกว้างของเซลล์ไม่เท่ากัน จะแสดงผลไม่เหมือนกัน

ย้ำอีกครั้งหนึ่ง ใน A1 ถึง D1 นี้ ตัวเลขที่พิมพ์เข้าไปจะเป็น 98765.73210123 เหมือนกันหมดทั้งสิ้น

แต่เมื่อเรากำหนดความกว้างเซลล์แตกต่างกัน ส่งผลให้การแสดงผลแตกต่างกันไปด้วย ตั้งแต่การจำกัดจำนวนทศนิยม ลงไปปัดเศษไม่มีทศนิยมเลยหรือถ้าแคบกว่านั้นก็อาจจะแสดงเป็น # แทน

แต่ไม่ว่าจะแสดงผลอย่างไร ก็ยังมีค่าเดิม นั่นคือ 98765.73210123

นี่คือตัวอย่างว่า ถึงแม้จะมีตัวเลขเหมือนกัน แต่เราสามารถปรับแต่งการแสดงผลให้แตกต่างกันได้

Custom Number Formats

เราเข้าถึงหน้า Number Formats ได้หลายวิธี เช่น คลิกขวาที่เซลล์เลือก Format Cells แล้วไปที่แท็บ Number หรือจะไปที่แถบริบบิน Home ไปที่แท็บ Numbers กดลูกศรตรงมุมขวาล่าง หรือ จะใช้ช็อตคัต กด Ctrl พร้อมกับเลข 1 ก็ได้เหมือนกัน

เมื่อหน้าต่างเปิดขึ้นมา ในแท็บ Number ทางด้านซ้าย จะเป็น Category ซึ่ง Excel ได้แยกประเภทของรูปแบบต่าง ๆ ไว้ให้เราเลือกใช้ ทั้ง General, Number, Currency, Date ไปจนถึง Custom เมื่อเราคลิกเลือกอันใดอันหนึ่ง เราจะได้เห็นรูปแบบที่ Excel ทำไว้สำเร็จรูปมาให้มากมาย

TIPS: เราสามารถใช้ คีย์บอร์ดช็อตคัต ในการกำหนดรูปแบบของตัวเลข โดยคลิกเลือก Cell ที่ต้องการ แล้วคลิก คีย์บอร์ดช็อตคัต ตามตารางนี้

Format	คำอธิบาย	Shortcut
General format	รูปแบบตัวเลขเริ่มต้นที่ Excel นำไปใช้เมื่อพิมพ์ตัวเลข ส่วนใหญ่แล้ว จะแสดงในแบบที่พิมพ์เข้าไป อย่างไรก็ตาม ถ้าเซลล์ไม่กว้างพอที่จะแสดงจำนวนทั้งหมด จะปัดเศษตัวเลขด้วยทศนิยม รูปแบบตัวเลขทั่วไปยังใช้สัญลักษณ์ทางวิทยาศาสตร์ (เลขชี้กำลัง) สำหรับตัวเลขจำนวนมาก (12 หลักขึ้นไป)	Ctrl Shift ~
Currency format	แสดงในรูปแบบสกุลเงินทั่วไปและแสดงสัญลักษณ์สกุลเงินเริ่มต้นพร้อมตัวเลข สามารถระบุจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่และตัวคั่นหลักพัน รวมทั้งกำหนดรูปแบบการแสดงจำนวนลบ	Ctrl Shift $
Percentage format	จะคูณค่าเซลล์ด้วย 100 และแสดงผลลัพธ์ด้วยสัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์ (%) สามารถระบุจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่ต้องการ	Ctrl Shift %
Scientific format	แสดงตัวเลขในรูปแบบเอกซ์โพเนนเชียล โดยแทนที่ส่วนของตัวเลขด้วย E+n โดยที่ E (ซึ่งย่อมาจาก Exponent) คูณจำนวนก่อนหน้าด้วย 10 ยกกำลัง n ตัวอย่างเช่น รูปแบบ Scientific ที่มีทศนิยม 2 ตำแหน่งจะแสดง 12345678901 เป็น 1.23E+10 ซึ่งเป็น 1.23 คูณ 10 ยกกำลัง 10 สามารถระบุจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่ต้องการ	Ctrl Shift ^
Date format	แสดงวันที่ตามประเภทและ local (ตำแหน่งที่ตั้ง) ที่ระบุ รูปแบบวันที่ที่ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายดอกจัน (*) จะเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าวันที่และเวลาตามภูมิภาคที่ระบุไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ รูปแบบที่ไม่มีเครื่องหมายดอกจันจะไม่ได้รับผลกระทบจากการตั้งค่าระบบคอมพิวเตอร์	Ctrl Shift #
Time format		Ctrl Shift @
Custom formats		Control + 1

ความหมายของรหัสที่ใช้

รหัสที่เราใช้กำหนดรูปแบบ มีความหมายดังนี้

 0 (เลขศูนย์) จะเป็นการบังคับหลักของตัวเลขที่จะแสดง อย่างเช่นเราต้องการให้แสดงผลออกมา 4 หลัก เราก็ใส่ 0000 ลงไปตรงนี้ 

ตัวอย่างเช่น ถ้าเราพิมพ์ 5 ลงไป แต่กำหนดการแสงผลเป็น 0000 จะแสดงผลเป็น 0005 หรือถ้ากำหนดเป็น 000.000 แล้วใส่เลข 7.08 ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็น 007.080 

# (ชาร์ป – sharp หรือ Pound sign หรือบางคนเรียก สี่เหลี่ยม) จะแสดงตัวเลข แต่จะไม่บังคับหลักของตัวเลขที่แสดง

ตัวอย่างเช่นกำหนดรูปแบบเป็น #### ถ้าใส่เลข 5 ก็จะแสดงผลเป็น 5 ถ้ากำหนด ###.### แล้วใส่เลข 7.08 ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็น 7.08 

? (ปรัศนี หรือ Question Mark หรือหลายคนเรียก เครื่องหมายคำถาม) ตัวนี้เหมือนกับ 0 แต่แทนที่จะเป็นแสดงผลเป็นศูนย์ จะแสดงผลแทนที่ด้วยช่องว่าง ซึ่งถ้าเป็นจำนวนเต็ม จะไม่เห็นความแตกต่าง เพราะเรามองไม่เห็นช่องว่างด้านหน้าตัวเลขอยู่แล้ว ไม่เหมือน 0 ที่จะเห็นตัวเลข 0 อยู่ด้านหน้า

แต่ถ้าช่างสังเกตสักนิด ลองดูตรงตำแหน่งทศนิยม จะเห็นความแตกต่าง เช่น เราใส่ format เป็น 0.?? คือจะกำหนดให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง แล้วลองใส่ตัวเลข 6.66 และ 666 จะเห็นว่าตำแหน่งจุดทศนิยมจะตรงกัน เพราะใน 666 จะเพิ่มช่องว่างไว้หลังจุดทศนิยมให้ด้วย เสมือนทศนิยม 2 ตำแหน่ง แม้จะใส่ตัวเลขจำนวนเต็มก็ตาม

. (จุด หรือ period หรือ dot) จะเป็นตัวคั่นทศนิยม

, (จุลภาค หรือ comma) เป็นตัวคั่นหลักพัน

* (ดอกจัน หรือ asterisk) เป็นการกำหนดให้ใส่สัญลักษณ์ที่ตามหลังดอกจันทร์ให้เต็มเซลล์ เช่น *- จะใส่ – ตามหลังตัวเลขในเซลล์นั้นจนเต็ม

_ (ขีดล่าง หรือ Underscore) ตัวนี้จะเป็นการใส่ “วรรค” ใช้เพิ่มช่องว่างในรูปแบบตัวเลข อักขระที่อยู่ถัดจาก _ (ขีดล่าง) จะบอกว่าเพิ่มช่องว่างเท่าใด โดยทั่วไปจะเพิ่มช่องว่างเพื่อจัดแนวค่าบวกและค่าลบ ตัวอย่างเช่นรูปแบบตัวเลข “0 _); (0)” คือเพิ่มช่องว่างทางด้านขวาของจำนวนบวกเพื่อให้สอดคล้องกับจำนวนลบซึ่งอยู่ในวงเล็บ

E+ (exponent) เป็นการใส่สัญลักษณ์เลขยกกำลัง) แทนความหมายของ ×10^a  ตัวอย่างเช่น 1.2345E+24 หรือ ก็คือ 1.2345E×10^24 

@ (at sign) เป็นตำแหน่งที่ให้วางตัวอักขระที่อยู่ในเซลล์ ตัวอย่างเช่น กำหนดรูปแบบเป็น @ “บาท” เวลาที่พิมพ์ในเซลล์ “20” จะแสดงออกมาเป็น “20 บาท” หรือถ้าใส่เป็น “ค่ารถ” @ “บาท” ก็จะแสดงว่า “ค่ารถ 20 บาท

จัดการตัวเลข

เวลาจัดการกับตัวเลข ให้คำนึงถึงรูปแบบ 4 แบบ คือ ค่าบวก ค่าลบ เลขศูนย์ และ ข้อความ โดยที่แต่ละส่วน จะใช้ ; (เซมิโคลอน – semi-colon) เป็นตัวแบ่ง ถึงจะบอกว่าประกอบด้วย 4 ส่วน แต่มีเพียงแค่ 1 ส่วนก็ใช้งานได้แล้ว ไม่จำเป็นต้องมีครบทั้งหมด ถ้าใส่ไปอย่างหนึ่งอย่างใด Excel อันชาญฉลาดจะปรับปรุงส่วนที่เหลือให้โดยอัตโนมัติ เอาไว้เราต้องการกำหนดรูปแบบแตกต่างกันค่อยนำมาใช้

ถ้าจะเขียนให้เป็นทางการก็จะอยู่ในรูปของ 

ค่าตัวเลขเป็นบวก; ค่าตัวเลขเป็นลบ; ค่าตัวเลขเป็นศูนย์; ค่าตัวอักขระ

ตัวอย่างเช่น

#,##0.00;(-#,##0.00);0; "อะไรเนี่ย"@

ตัวอย่างข้างบนนี้ เรากำหนดว่า

• ถ้าเป็นเลขบวก จะมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง และมีจุลภาคคั่นหลักพัน
• ถ้าเป็นเลขลบ ให้ใส่วงเล็บและเครื่องหมายลบนำหน้า โดยมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง
• ถ้าเป็นเลขศูนย์ ให้ใส่เลข 0 ไม่มีทศนิยม
• ถ้าไม่ใช่อย่างนั้น ให้เติมข้างหน้าว่า “อะไรเนี่ย”

ถ้าเราใส่ฟอร์แมต หรือ กำหนดรูปแบบไว้อย่างข้างต้นจะเกิดอะไรขึ้น

• ถ้าเราใส่เลข 1234 จะแสดงผลเป็น 1,234.00
• ถ้าเราใส่เลข -1234 จะแสดงผลเป็น (-1,234.00)
• ถ้าเราใส่เลข 0 จะแสดงผลเป็น 0
• ถ้าเราใส่ ก จะแสดงผลเป็น อะไรเนี่ยก

สิ่งควรจำ: 

• หากระบุรหัสรูปแบบเพียงส่วนเดียว รหัสในส่วนนั้นจะใช้สำหรับตัวเลขทั้งหมด
• หากระบุรหัสรูปแบบสองส่วน รหัสส่วนแรกจะใช้สำหรับจำนวนบวกและศูนย์ และส่วนที่สองของรหัสจะใช้สำหรับจำนวนลบ
• ถ้าจะข้ามส่วนของโค้ดในรูปแบบตัวเลข ต้องใส่เครื่องหมายอัฒภาค (;) สำหรับแต่ละส่วนที่ขาดหายไปของโค้ด
• ใช้ตัวดำเนินการข้อความเครื่องหมายและ (&) เพื่อรวมหรือเชื่อมค่าสองค่า

อย่างเช่น ถ้าเราระบุรหัสเพียงแค่รูปแบบเดียว เช่น “อะไรเนี่ย”@ ไม่ว่าเราใส่เลขอะไรไป จะเริ่มต้นด้วย “อะไรเนี่ย” และตามด้วยตัวเลขที่เราใส่เสมอ (เพราะจะเป็นรหัสสำหรับตัวเลขทั้งหมด)

เราจะใส่ข้อความด้านหน้า หรือ ด้านหลังของเครื่องหมาย @ ก็ได้ โดยต้องมีเครื่องหมายอัญประกาศคู่ (” “) ครอบไว้เสมอ

เช่น “รวมเป็นเงิน”@

หรือ @ “ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม”

เป็นต้น

คำเตือน: ถ้าอักขระ @ ไม่ได้อยู่ในส่วน “ข้อความ” ของรูปแบบตัวเลข สิ่งที่คุณพิมพ์ในเซลล์จะแสดงเฉพาะตัวเลขเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น สามารถพิมพ์รูปแบบ 0.00฿” บวก”;–0.00฿” ลบ”

ถ้าเราพิมพ์ 123.45 ลงไป จะเป็น 123.45฿ บวก 

ถ้าเราพิมพ์ -123.45 ลงไป จะเป็น -123.45฿ ลบ

สรุปง่าย ๆ ถ้าอยากใส่คำหรือประโยคใดใด ลงไปในอักขระพิเศษ ให้ใช้เครื่องหมายคำพูด “” ครอบไว้ แต่คงจะเห็นว่าในตัวอย่างใส่ ฿ โดยไม่ใส่ \ หรือเครื่องหมายคำพูดครอบไว้ เพราะเป็นหนึ่งในตัวที่เราใช้แสดงค่านั้นได้เลยโดยไม่ต้องใช้เครื่องหมายคำพูดครอบไว้ ซึ่งลิสต์ในกลุ่มนี้ที่เราจะใช้งานได้เลยนี้ โปรดดูตามตารางด้านล่าง

อักขระ	เครื่องหมาย
$	เงินดอลลาร์
฿	เงินบาท
+ –	บวก และ ลบ
()	วงเล็บ
{}	ปีกกา
<>	น้อยกว่า มากกว่า
=	เท่ากับ
:	ทวิภาค
^	ยกกำลัง
‘	Apostrophe
/	ทับ
!	อัศเจรีย์
&	Ampersand
~	ตัวหนอน
	ช่องว่าง (Space)

สำหรับ อักขระพิเศษ บางตัว จะไม่สามารถให้แสดงผลได้ ถ้าต้องการให้แสดงผลต้องใส่ \ (backslash) เพื่อระบุให้แสดง นั่นคือ * #  และ % ถ้าจะใช้ ต้องมี \ นำหน้าเสมอ เพราะตัวอักขระเหล่านี้จะมีฟังก์ชันของตัวเองใน format 

หากต้องการสร้างช่องว่างที่มีความกว้างของอักขระในรูปแบบตัวเลข ให้ใส่เครื่องหมายขีดล่าง (_) ตามด้วยอักขระ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้ตัวเลขบวกเรียงอย่างถูกต้องกับตัวเลขเชิงลบที่อยู่ในวงเล็บ ให้ใส่เครื่องหมายขีดล่างที่ส่วนท้ายของรูปแบบตัวเลขบวกตามด้วยอักขระในวงเล็บด้านขวา