Excel File Formats จะกล่าวถึงประเภทของไฟล์ หรือ extension (หรือที่เราเรียกกันทั่วไปว่า “นามสกุล”) โดยจะเน้นประเภทที่ Excel ยังสนับสนุนให้ใช้งานอยู่
Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์สำหรับทำงานในรูปแบบตารางคำนวณ หรือ Spreadsheet คือเอาไปใช้งานคำนวณ กรองข้อมูล หรือ จะสรุปข้อมูลต่าง ๆ ก็ได้ และช่วงหลัง ทางไมโครซอฟต์พัฒนาศักยภาพของซอฟต์แวร์นี้มากขึ้น จนมีคนนำไปใช้ทำเป็น databaseแทน Microsoft Access ก็มี
พูดได้เต็มปากว่า Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์สามัญประจำสำนักงาน
ความจริง นอกเหนือจาก Microsoft Excel แล้ว ยังมีซอฟต์แวร์ประเภทเดียวกัน และ “ฟรี” อีกหลายตัว อย่างเช่น LibreOffice Calc กับ OpenOffice Calc ซึ่งเป็น free and open-source software หรือ Google Sheet ของกูเกิล ซึ่งหลักการทำงานพื้นฐานไม่ต่างกัน คือใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการกับตัวเลขในรูปแบบตารางคำนวณ ซึ่งโดยส่วนตัว ช่วงหลังได้ลองใช้ LibreOffice ก็ทำงานได้ดีไม่แพ้ Microsoft 365 ที่ใช้อยู่
แต่ดูเหมือนว่า ในที่สุด Microsoft Excel ก็ยังเป็นตัวเลือกแรกสำหรับคนใช้งานอยู่ดี แม้ว่าบางหน่วยงานจะเคยพยายามส่งเสริมให้ใช้ free and open-source software แต่ก็ไม่สำเร็จ
โดยส่วนตัวพยายามใช้งาน LibreOffice อยู่ช่วงเวลาหนึ่ง แต่เมื่อจำเป็นต้องใช้ไฟล์งานร่วมกับคนอื่นแล้วพบว่ามีปัญหาจุกจิกเล็ก ๆ น้อย ๆ เกิดขึ้น ก็เลยต้องกลับมาใช้ Microsoft 365 อีกครั้งเพื่อตัดปัญหาจุกจิกเหล่านั้น
แต่สิ่งที่มักจะพบเห็นในสำนักงานทั่วไปก็คือ ส่วนใหญ่จะทำงานกันด้วยความเคยชิน มากกว่าจะปรับความเข้าใจพื้นฐาน เอาที่เห็นชัด ๆ และมีปัญหาบ่อยที่สุดคือเรื่อง “วันที่” ซึ่งเรื่องเหล่านี้อาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่บางทีก็เป็นเรื่องที่ทำให้คนต้องรับข้อมูลมาทำงานต่อ ทำงานลำบากขึ้น ดังนั้น ถ้าเรามาทำความเข้าใจเรื่องพื้นฐาน แล้วทำงานเป็นระบบได้ง่ายขึ้น
Excel File Formats
มาเริ่มที่พื้นฐานแบบพื้น ๆ จริง ๆ ก็คือ ไฟล์ของ Excel เรียกว่า workbook ซึ่งภายในจะมี worksheet อยู่ ถ้าจะให้เปรียบเทียบง่าย ๆ ก็ขอให้นึกถึง สมุด ที่ภายในสมุด 1 เล่ม จะมีกระดาษและอื่น ๆ รวมอยู่ด้วยกัน สมุดก็คือ workbook กระดาษก็คือ worksheet
ปัจจุบัน ทางไมโครซอฟต์ใช้มาตรฐาน Office Open XML (OOXML) มาตั้งแต่ Office 2007 โดยใช้ไฟล์นามสกุล .xlsx เป็นไฟล์หลัก
xml ย่อมาจาก Extensible Markup Language เป็นภาษาทางคอมพิวเตอร์ประเภทหนึ่ง ซึ่งนำไปใช้งานข้ามแพลตฟอร์มกันได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากเวลาที่เรานำข้อมูลไปใช้กับซอฟต์แวร์อื่นที่ไม่ใช่ Excel ได้สะดวกขึ้น
เราจะเห็นนามสกุลไฟล์ excel หลากหลาย ถึงแม้ว่าจะมีไฟล์หลักเป็น xlsx แต่ก็มีบางไฟล์ เป็น xlsm ไฟล์เหล่านี้แตกต่างกันอย่างไร?
XLSX
xlsx เป็นเวิร์กบุ๊กหลักของ Excel ในปัจจุบัน (ณ เวลาที่เขียน) ซึ่งบีบอัดไฟล์ xml ไว้ข้างใน
เราเช็คสิ่งที่อยู่ภายในไฟล์นี้ง่าย ๆ ก็คือ เอามาเปลี่ยนนามสกุลเป็น .zip (ใช้วิธีคลิกขวาเลือก rename ได้เลย) แล้วแตก zip ออก เราจะเห็นไฟล์ต่าง ๆ ที่เก็บไว้ ถ้าเวิร์กบุ๊กนั้นมีรูปภาพแทรกอยู่ ก็จะมีไฟล์รูปภาพเก็บเป็น Object ในนี้
สำหรับใครที่ใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่านั้น จะเปิดไฟล์ .xlsx ไม่ได้ ต้องดาวน์โหลด Microsoft Office Compatibility Pack มาติดตั้ง
อย่างไรก็ดี ถึงแม้ว่าจะเปิด .xlsx ใน excel 2003 หรือเก่ากว่าได้ก็จริง แต่อาจจะมีปัญหาเรื่องข้อจำกัดทางเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป เช่น แสดงข้อมูลในไฟล์นั้นไม่ครบ และที่สำคัญ ฟังก์ชันที่ใช้เขียนสูตรหากเป็นฟังก์ชันที่เพิ่งมีใน excel เวอร์ชันหลัง ๆ จะไม่แสดงผลใน excel เวอร์ชันเก่ากว่า
XLSM
เวิร์กบุ๊กแบบที่สอง เรียกว่า Excel Macro Enable Workbook ลงท้ายด้วย .xlsm จะคล้ายกับ .xlsx เพียงแต่จะมีการเขียน VBA หรือ Macro ฝังเข้าไปด้วย บางท่านอาจจะคิดว่าถ้ามันคล้ายกัน บันทึกเป็น xlsm ไม่ดีกว่าหรือ ? ก็ต้องเตือนไว้ก่อนว่า การฝัง VBA ลงไปได้ก็หมายความว่าฝังไวรัสคอมพิวเตอร์ได้เหมือนกัน จึงมักมีคำเตือนเสมอว่า การเปิดไฟล์ .xlsm จะต้องมาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือได้
XLSB
เวิร์กบุ๊กแบบที่สาม เรียกว่า Excel Binary Workbook ลงท้ายด้วยนามสกุล .xlsb เป็นเวิร์กบุ๊กในแบบ ไบนารีฟอร์แมต หรือบีบอัดในรูปแบบ binary components หรือที่เรียกว่า .bin ซึ่งจะต่างจาก xml คือเก็บทุกอย่างไว้ได้ในเวิร์กบุ๊กเดียว แต่ในขณะเดียวกันก็มีข้อเสีย เช่น VBA จะไม่โดนบีบอัดใน xlsb และจะมีปัญหาหากท่านจะทำงานเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอื่นที่อ่าน xml ได้ อันนี้ก็เป็นข้อด้อยของ .xlsb
XLTX
ถ้าเห็นตัว t ให้นึกถึงคำว่า template เอาไว้ก่อนเลย เป็นไฟล์เทมเพลตหรือไฟล์ “แม่แบบ” ประเภทที่ไม่เก็บโค้ดพวก vba หรือมาโคร
XLTM
เป็นไฟล์เทมเพลตหรือไฟล์ “แม่แบบ” ประเภทที่เก็บโค้ดพวก vba หรือมาโคร ไว้ในไฟล์
ไฟล์ประเภทอื่นที่ Excel ยังสนับสนุนอยู่
XLS
XLS เป็นเวิร์กบุ๊ที่เก่าแก่ที่สุดในบรรดาเวิร์กบุ๊กที่ไมโครซอฟต์ยังสนับสนุนอยู่ในปัจจุบัน นั่นคือ Excel subscribe จะลงท้ายด้วยนามสกุล .xls เป็นเวิร์กบุ๊กหลักสมัย Excel 97เรื่อยมาจนถึง Excel 2003 และยังใช้งานได้ในปัจจุบัน
สำหรับคำว่า ไมโครซอฟต์ยังสนับสนุน นี้ Def Excel หมายถึง ยังให้บันทึกไฟล์ในรูปแบบนั้นอยู่
ถ้าเป็นเวิร์กบุ๊กรุ่นเก่ากว่านั้นคือ .xlw นั้น ปัจจุบัน ไมโครซอฟต์ไม่ได้สนับสนุนแล้ว หมายถึง ถ้ามีไฟล์เวิร์กบุ๊ก .xlw อยู่ก็ยังเอามาเปิดโดย Excel ในปัจจุบันได้ แต่ท่านจะไม่สามารถบันทึกไฟล์เป็น .xlw ได้ อย่างนี้จึงเรียกว่า ไม่ได้สนับสนุนในปัจจุบันแล้ว
การที่ไมโครซอฟต์ยังคงให้บันทึกไฟล์เป็น .xls ได้ ก็อาจจะตีความได้ว่า ยังมีคนใช้งาน Excel 2003 หรือเก่ากว่ากันพอสมควร
เรื่องนี้ก็เข้าใจได้ไม่ยาก เพราะบางหน่วยงาน บางบริษัท อาจจะเห็นว่า ไม่มีความจำเป็นจะต้องใช้ฟังก์ชันหรืออะไรใหม่ ๆ งานก็เป็นงานแบบเดิมก็อาจจะไม่อยากเพิ่มต้นทุนเปลี่ยนซอฟต์แวร์
เวลาทำงานในปัจจุบันนี้ก็ยังเห็นเวิร์กบุ๊กประเภท .xls กันพอสมควร แต่เข้าใจว่าในอนาคตก็คงจะลดจำนวนลงไปเรื่อย ๆ แต่สำหรับบางท่านที่มีความจำเป็นต้องทำงานกับผู้ร่วมงานจำนวนมาก ก็จะ play safe โดยทำเป็นไฟล์ .xls เพื่อจะได้ไม่มีปัญหาเวลาเปิดใน Excel เวอร์ชันต่าง ๆ ซึ่งผู้ร่วมงาน หรือ ผู้เกี่ยวข้องบางท่านอาจจะยังใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่า
XLSX VS XLS
แต่ Def Excel แนะนำให้ใช้ .xlsx จะใช้งานได้เต็มที่กว่า มีข้อดีที่เหนือกว่า xls หลายประการ โดยเฉพาะในเรื่องข้อจำกัดด้านจำนวนแถวและคอลัมน์
ถ้าเป็น xls ซึ่งเป็น Binary Interchange File Format จะจำกัดจำนวนแถวที่ 2 ยกกำลัง 16 หรือ 65,536 แถว กับจำนวนคอลัมน์ 2 ยกกำลัง 8 คือ 256 คอลัมน์ พอมาเป็น xlsx เราจะได้จำนวนแถวถึง 2 ยกกำลัง 20 หรือป 1,048,576 แถว ส่วนคอลัมน์ขยายเป็น 2 ยกกำลัง 14 หรือประมาณ 16,384
ก็นึกง่าย ๆ จาก 65000 แถว มาเป็น ล้านกว่าแถว จาก 256 คอลัมน์ มาเป็น 16000คอลัมน์ มันน่าจะสะดวกและรับมือกับการทำงานได้ดีกว่าพอประมาณ
แต่ถ้าเป็นสมัย .xls จะฝังมาโครลงไปในไฟล์ได้เลย แต่ถ้าเป็น .xlsx จะต้องบันทึกเป็นไฟล์ xlsm แทน
อ่านรายละเอียดของไฟล์ฟอร์แมตประเภทต่าง ๆ ได้ที่เว็บไซต์ของไมโครซอฟต์
