Excel Tables

Excel Tables เป็นเรื่องพื้นฐานอีกเรื่องที่สำคัญ และบางท่านที่เห็นคำนี้ครั้งแรก ก็มักจะถามว่า แล้วมันต่างจากตารางทั่วไปอย่างไร? ในเมื่อ Excel ก็ทำงานในรูปแบบตารางอยู่แล้ว Tables = ตาราง ไม่ใช่รึ?

ช้าก่อนสหาย! เพื่อให้ท่านเข้าใจว่า สิ่งที่กำลังจะพูดถึงอยู่นี้คืออะไร โปรดอ่านข้อมูลรายละเอียดในเว็บไซต์ของไมโครซอฟต์ก่อนเทอญ สาธุชนผู้มีจิตอันเป็นกุศล

แต่ถ้าไม่อยากอ่านภาษาอังกฤษในเว็บไซต์ที่อ้างถึงข้างบน DefExcel.com ขอเสนอ การอธิบายตามความเข้าใจ (ซึ่งก็ได้จากอ่านในเว็บไมโครซอฟต์นั่นแหละ)

Excel Tables ไม่ใช่แค่ “ตาราง” หรือ “ช่วงของข้อมูล” ที่มีหัวคอลัมน์ แต่ไมโครซอฟต์ได้เพิ่มเติมประสิทธิภาพเพื่อช่วยจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูลอย่าง “มีโครงสร้าง” พูดง่าย ๆ ก็คือ นี่จะเปลี่ยนชุดของข้อมูลที่จัดอยู่ในแถวและคอลัมน์ โดยที่แต่ละแถวแทนระเบียน และแต่ละคอลัมน์แสดงหมวดหมู่ของข้อมูล

คือในอยู่ในรูป “ตารางที่เหมาะกับการทำฐานข้อมูล” นั่นเอง (โปรดอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบตารางสำหรับการทำฐานข้อมูล ได้ที่บล็อกนี้)

วิธีสร้าง Excel Tables

หากต้องการสร้าง Excel Tables สิ่งที่เพียงเลือกช่วงข้อมูลของคุณแล้วคลิกแท็บ “แทรก”(Insert) ในริบบิ้น จากที่นั่น เลือก “ตาราง” (Table) หรือ จะกด ctrl + t ก็ได้

หรือ คลิกเลือกข้อมูลทั้งหมด ที่แท็บ Home คลิกเลือก Format as Tables ก็ได้เหมือนกัน

จะมีหน้าต่าง Create Table ปรากฏขึ้นมา ซึ่งไม่มีอะไรมาก ส่วนหนึ่งจะเป็นการกำหนดว่า พื้นที่บริเวณใดที่จะนำมาทำเป็นตาราง และ อีกหนึ่งอันคือ My Table has Header หรือ “ตารางของฉันมีส่วนหัว” ซึ่ง หวังใจเป็นอย่างยิ่งว่าท่านจะมีส่วนหัวคอลัมน์อยู่แล้ว เพราะไม่เช่นนั้น Excel จะเพิ่มแถวส่วนหัวให้โดยอัตโนมัติ เนื่องจากตาราง Excel จำเป็นต้องมีส่วนหัวเสมอ ซึ่งชื่อที่สร้างขึ้นนี้แทบจะไม่สื่ออะไรเลย ดังนั้น ตั้งชื่อเองแต่แรกดีที่สุดของที่สุด

คลิก ตกลง และพื้นที่ที่ท่านเลือก จะกลายเป็น “ตาราง” หรือ table

ปกติ เมื่อเปลี่ยนเป็นตารางแล้ว จะเห็นสีสัน (ค่าเริ่มต้นจะเป็นสีน้ำเงิน) ที่หัวแถว แต่ รูปแบบนี้ก็แล้วแต่จะเลือกและเปลี่ยนได้ วิธีตรวจสอบที่ง่ายที่สุด ว่า สิ่งที่คุณเห็นจัดรูปแบบเป็นตารางหรือยัง ให้คลิกเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในพื้นที่นั้น ถ้าเป็นจัดเป็นตาราง จะมีแท็บ “ออกแบบตาราง” หรือ Table Design แสดงที่ริบบิ้นด้านบน

Working with Excel Tables

หัวแถว / หัวคอลัมน์

ตามปรกติ ถ้าไม่ได้ทำเป็นตาราง เวลาเลื่อนขึ้นเลื่อนลง แถวบนสุดจะเลื่อนไปมา ถ้าอยากให้อยู่กับที่จะต้องใช้วิธี “ตรีง” หรือ freeze pane เพื่อตรึงแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการ

แต่เมื่อจัดเป็นตาราง แถวบนสุดของตารางจะเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ ไม่ว่าจะเลื่อนลงอย่างไร ก็จะเห็นแถวบนสุดที่เป็นส่วนหัวคอลัมน์เสมอ ช่วยให้เห็นได้ตลอดเวลาว่ากำลังทำงานคอลัมน์ใด

ตัวกรองอัตโนมัติ

เมื่อสร้างตาราง จะมีตัวกรองอัตโนมัติที่หัวคอลัมน์ ช่วยให้ท่านจัดเรียงและกรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จะค้นหาหรือวิเคราะห์ข้อมูลที่ต้องการก็จะง่ายขึ้น ถ้าไม่ต้องการตัวกรอง ให้ไปที่ Table Design แล้วเอาเครื่องหมายถูกที่ Filter Button ออก

จัดรูปแบบ

ตามปกติ เมื่อแปลงให้เป็นตารางแล้ว Excel จะจัดรูปแบบให้โดยอัตโนมัติ แต่เราเปลี่ยนการจัดรูปแบบนี้ได้ง่าย ๆ ไปที่แท็บ “ออกแบบตาราง” หรือ Table Design ในริบบิ้นจะมี Table Style หรือ “รูปแบบตาราง” ซึ่งจะมีรูปแบบสำเร็จรูปเตรียมไว้ให้หลายแบบ อีกทั้งยัง Create New Table Style… หรือ สร้างรูปแบบใหม่ในแบบที่ตัวเองต้องการก็ได้

นอกจากนี้ เรายังจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อเน้นข้อมูลตามเกณฑ์ที่กำหนด เช่น การเน้นเซลล์ที่ตรงกับค่าที่กำหนด หรือแสดงแถบสีตามข้อมูลเพื่อให้เห็นภาพ

เพิ่มและยุบแถว/คอลัมน์อัตโนมัติ

ประโยชน์หลักประการหนึ่งของการทำให้เป็น “ตาราง” คือขยายและย่อตารางโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล หมายความว่า หากท่านเพิ่มหรือลบแถวหรือคอลัมน์ออกจากตาราง สูตรและการจัดรูปแบบจะปรับโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดได้อย่างมาก

สร้างชื่อช่วงให้อัตโนมัติ

ตารางจะตั้งชื่อช่วง (Name Ranges) โดยอัตโนมัติ อันนี้มีประโยชน์มาก (ทำไมคุณควรตั้งชื่อช่วงใน Excel และวิธีการตั้งชื่อ) เพราะการตั้งชื่อช่วงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็นอย่าง เมื่อเราสร้างตาราง Excel จะสร้างชื่อสำหรับแต่ละคอลัมน์โดยอัตโนมัติ พร้อมให้นำไปใช้ต่อในสูตร

ลองนึกถึง DefExcel.com เขียนสูตรแบบนี้

=AVERAGE(datanaja[STREET_VALUE])

กับเขียนว่า

=AVERAGE(ALLDATA!$E$1:$E$3684)

อันไหนจะช่วยให้เข้าใจง่ายกว่ากัน

ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อทำในรูปแบบ Name Ranges ในตารางก็คือ

อ้างอิง คอลัมน์ ในรูปแบบ datanaja[STREET_VALUE] ในที่นี้ datanaja คือชื่อของช่วงที่ตั้งขึ้น และรูปแบบนี้จะอ้างอิงข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์ STREET_VALUE โดยไม่รวมส่วนหัวคอลัมน์ ถ้าต้องการหัวคอลัมน์ด้วย จะต้องเป็น datanaja[[# All;[STREET_VALUE]]

ถ้าเป็นรูปแบบ datanaja[@STREET_VALUE] อาจจะดูเหมือนกันมาก แต่เพิ่มเครื่องหมาย @ เพียงตัวเดียวทำให้เป็นการอ้างอิงตำแหน่งที่แตกต่างไป เมื่อมีสัญลักษณ์ “@” นี้ จะหมายความว่า “อยู่ในแถวเดียวกัน” ดังนั้นหากสูตรมี datanaja[@STREET_VALUE]  ก็จะใช้ STREET_VALUE ในค่าของแต่ละแถวเท่านั้น

จำไว้ว่าชื่อจะถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติ แต่เราสามารถแก้ไขและจัดการได้ตลอดเวลาในแท็บ สูตร (Formulas) > Name Manager

ผลรวมแบบง่าย ๆ

ถ้าอยากได้ผลสรุปรวมง่าย ๆ เราเพียงแค่ไปที่แท็บ “ออกแบบตาราง” หรือ Table Design แล้วทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมาย Total Rows จะมีแถวสรุป (จะเรียกว่า แถวผลรวม หรือ แถว Totals) ให้ในแถวสุดท้าย และมีตัวเลือกให้เราเลือกด้วยการสรุปง่าย ๆ ค่าเฉลี่ย การนับ การนับจำนวน สูงสุด ต่ำสุด ผลรวม ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ความแปรปรวน และอื่น ๆ

เราจะหาผลรวมสำหรับคอลัมน์ใดก็ได้ของตาราง เพียงคลิกในแถว Totals และใช้ปุ่มลูกศรชี้ลงในเซลล์ท้ายคอลัมน์นั้น เพื่อกำหนดประเภทของผลรวมที่ต้องการ

ผลรวมจะคำนวณเฉพาะเซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น หากกรองข้อมูลบางส่วนของตาราง แถวผลรวมจะแสดงเฉพาะค่าตามข้อมูลที่กรองเท่านั้น

หากคุณวางข้อมูลใหม่ในตาราง ผลรวมจะปรับให้อัตโนมัติ ถ้าวางข้อมูลที่เกินขนาดปัจจุบันของตาราง แถวผลรวมหรือ Totals นี้จะย้ายโดยอัตโนมัติเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับข้อมูลใหม่

ตารางลากสูตรลงอัตโนมัติ

หากพิมพ์สูตรในคอลัมน์ใด เพียงแค่ 1 เซลล์ Excel จะลากสูตรทั้งคอลัมน์โดยอัตโนมัติ และถ้าเพิ่มแถวใหม่ สูตรจะถูกขยายไปยังแถวใหม่เหล่านี้โดยอัตโนมัติเช่นกัน ซึ่งช่วยให้ไม่ต้องลากสูตรทุกครั้งที่เพิ่มข้อมูลใหม่ เพระถ้าท่านมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก อาจจะลืมว่าต้องปรับสูตรตรงไหนบ้าง ซึ่งอาจจะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซึ่งใน Excel Tables นี้จะช่วยลดความเสี่ยงนี้ด้วยการทำให้สูตรสอดคล้องกันอัตโนมัติในคอลัมน์ทั้งหมด

สร้างฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูล

มีปัญหาหนึ่งที่หลายท่านอาจรู้สึกขัดใจ ก็คือ มีคนเติมข้อมูลผิดรูปแบบ แต่ ตารางช่วยลดปัญหาได้ระดับหนึ่ง อันนี้ต้องบอกว่า “ระดับหนึ่ง” เพราะคงไม่ได้ช่วยทั้งหมด

นั่นคือ ถ้าต้องการให้คนอื่นพิมพ์ข้อมูลในตารางที่ท่านสร้างขึ้น อาจจะกำหนดรูปแบบโดยใช้ ฟอร์ม ซึ่งค่าตั้งต้นจะไม่เห็นปุ่มฟอร์มนี้ ท่านต้องเรียกมา

• ไปที่ File > Options เลือก Customize the ribbon 
• ที่ฝั่ง Choos Command from… ให้เลือกเป็น “All commands”
• ฝั่ง Customize the Ribbon ให้เลือก “All tabs” ด้านล่าง ให้เลื่อนลงมา สมมติว่า อันนี้จะไปไว้ใน Table Design ก็คลิกเลือก Table Tools แล้วคลิก “New group” ที่ด้านล่าง
• ไปที่ลิสต์ด้านซ้ายมือ ฝั่ง Commands ให้เลื่อนหา Form แล้วคลิก “Add” and then validate with ok

สรุป

ถ้าให้สรุปง่าย ๆ ถ้าคิดจะสร้างฐานข้อมูลย่อม ๆ เพื่อให้ทำงานได้สะดวกขึ้น การจัดข้อมูลเป็น Excel Tables เป็นตัวเลือกที่ดี เพราะ:-

• ถ้าจะสรุปงานด้วย pivot ก็สะดวก ไม่ต้องพะวงเรื่องช่วง หรือ range ของข้อมูล
• อ้างอิงในสูตรง่าย ปรับข้อมูลให้ตามตารางอัตโนมัติ และอ้างอิงในสูตรแบบเห็นภาพง่ายกว่า
• เขียนสูตรที่เดียว จะเติมสูตรให้ทั้งคอลัมน์
• กรองและเรียงลำดับสะดวก

ก็ประมาณนี้ละจ้ะ