ใช้ Access หรือ Excel ดี? คำถามนี้เกิดจากไปเจอประเด็นน่าสนใจ คือมีคนตั้งข้อสังเกตว่า เดี๋ยวนี้มีคนใช้เอ็กเซล (Excel) ทำฐานข้อมูลกันมากขึ้น แต่มีคนแย้งว่าเอ็กเซลเป็นซอฟต์แวร์ประเภท spreadsheet มีวัตถุประสงค์เพื่อการคำนวณ เราไม่ควรใช้งานผิดประเภทสิ ไม่เควรเอาไปทำฐานข้อมูล
อันนี้ก็เป็นเรื่องจริง ซึ่งไม่สามารถโต้แย้งได้
ใครคนนั้นยกตัวอย่างว่า ถ้าต้องการทำฐานข้อมูล ทำไมไม่ใช่โปรแกรมแอ็กเซส (Access) ซึ่งเป็นหนึ่งโปรแกรมชุด Microsoft 365 เช่นกัน
แต่…(อันนี้ต้องมีแต่) ตอนนี้ DefExcel.com แทบไม่ค่อยได้แตะแอกเซสส์เลย เพราะกระแดะมาใช้ MacOS และไลเซนซ์ Microsoft 365 นั้น ถ้าใช้ใน MacOS จะไม่มีแอกเซสรวมอยู่ด้วย (แต่ในวินโดวส์ยังคงมีอยู่ ช่างเป็นความเหลื่อมล้ำที่น่าน้อยใจจนน้ำตาไหลติ๋งติ๋งเลยเชียว)
ความจริงก็คือ ทั้งแอกเซสและเอ็กเซลคล้ายคลึงกันหลายประการ คนส่วนใหญ่เลือกจะใช้เอ็กเซลเพราะรู้สึกว่าใช้งานง่ายกว่า งานบางอย่างก็สามารถทำได้ทั้งในเอ็กเซลและแอกเซส ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบตาราง สามารถทำคิวรี (query – แบบสอบถาม) รวมทั้งคำนวณที่ซับซ้อน (ถ้าในแอกเซสแล้ว การคำนวณอาจจะเป็นรองกว่าเล็กน้อยถึงปานกลาง)
อย่างไรก็ตาม แต่ละโปรแกรมมีจุดเด่นชัดเจน ทางที่ดีท่านควรจะไตร่ตรองประเภทข้อมูลที่กำลังจัดการและสิ่งที่ต้องการทำกับข้อมูลนั้น
โดยทั่วไปแล้ว แอ็กเซสเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อทำงานด้านเก็บบันทึกข้อมูลประจำ จากนั้นจึงค่อยมาคัดสรร หรือ ปรับปรุงข้อมูล สามารถทำเป็นอัตโนมัติ และสรุปข้อมูลในรูปแบบสิ่งพิมพ์หรืออิเล็กทรอนิกส์ได้
ตารางแอ็กเซสออกแบบมาเพื่อการทำคิวรีที่ซับซ้อนโดยสัมพันธ์กับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในตารางอื่น นอกจากนี้ ยังควบคุมประเภทของข้อมูลได้ หรือระบุรูปแบบของข้อมูลได้ และระบุได้ว่าข้อมูลในตารางหนึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลในตารางอื่นอย่างไร โครงสร้างนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการป้อนข้อมูลถูกประเภท และได้รูปแบบตามที่กำหนด
ใช้แอ็กเซสถ้าคุณ:
- คาดว่าจะมีคนจำนวนมากทำงานในฐานข้อมูล และต้องการตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพซึ่งจัดการการอัปเดตข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ตรงตามรูปแบบ
- คาดการณ์ว่าจะต้องทำงานกับตารางหลายตาราง ซึ่งอาจจะสัมพันธ์หรือไม่สัมพันธ์กัน
- จำเป็นต้องสร้างคิวรีเพื่อเรียกข้อมูลที่ซับซ้อน
ตัวอย่างงานที่ควรใช้แอ็กเซส
- บันทึกข้อมูลลูกค้า ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ซึ่งสามารถสร้างรายงานในแอ็กเซสหรือผสานข้อมูลกับไมโครซอฟต์เวิร์ดเพื่อพิมพ์แบบฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย หรือจ่าหน้าซอง
- การติดตามสินค้าคงคลังและทรัพย์สิน สร้างสินค้าคงคลังในบ้านหรือธุรกิจของคุณ และจัดเก็บรูปภาพหรือเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องพร้อมกับข้อมูลสินค้า
- การติดตามคำสั่งซื้อ ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า ลูกค้า และคำสั่งซื้อ จากนั้นสร้างรายงานที่แสดงยอดขายตามพนักงาน ภูมิภาค ระยะเวลา หรือค่าอื่นๆ
- การติดตามงาน ติดตามงานในทีมงาน และป้อนงานใหม่ในเวลาเดียวกันกับที่ผู้อื่นกำลังอัปเดตงานที่มีอยู่ในฐานข้อมูลเดียวกัน
- ข้อมูลห้องสมุด จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือและอื่น ๆ และติดตามสมาชิกกรณียืมหนังสือ หรือ บันทึกกิจกรรมอื่น ๆ
- การวางแผนกิจกรรม คุณสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับวันที่กิจกรรม สถานที่ และผู้เข้าร่วม จากนั้นพิมพ์กำหนดการหรือบทสรุปเกี่ยวกับกิจกรรม
- การติดตามโภชนาการ ติดตามสูตรอาหาร และบันทึกกิจกรรมการรับประทานอาหารและการออกกำลังกาย
ใช้เอ็กเซลถ้าคุณ:
- ใช้ข้อมูลในรูปแบบตารางง่าย ๆ ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องหรือมีความสัมพันธ์กับตารางหลายตาราง
- ข้อมูลส่วนใหญ่เป็นตัวเลข
- งานส่วนใหญ่เป็นงานด้านการคำนวณและทางสถิติ
- ต้องการใช้รายงาน PivotTable เพื่อดูข้อมูลแบบลำดับชั้นในรูปแบบที่กะทัดรัดและยืดหยุ่น
- สร้างกราฟหรือชาร์ตเป็นประจำ เน้นข้อมูลโดยใช้ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แถบข้อมูล และระดับสี
- ต้องการดำเนินการวิเคราะห์แบบ what-if ที่ซับซ้อน เช่น การวิเคราะห์ทางสถิติ วิศวกรรม
- ต้องการติดตามรายการต่างๆ ในรายการง่ายๆ ไม่ว่าจะเพื่อการใช้งานส่วนตัวหรือเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานร่วมกันอย่างจำกัด
ตัวอย่างงานที่ใช้เอ็กเซล
- ด้านบัญชี ด้วยฟีเจอร์การคำนวณ ทำให้เหมาะสมกับการทำงานด้านบัญชีทางการเงินต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น งบกระแสเงินสด งบกำไรขาดทุน หรืองบกำไรขาดทุน
- การจัดทำงบประมาณ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวง่าย ๆ อย่างการบันทึกรายรับรายจ่ายส่วนตัว หรือทางธุรกิจ เช่น แผนงบประมาณการตลาด งบประมาณกิจกรรม หรืองบประมาณการเกษียณอายุ
- การเรียกเก็บเงินและการขาย สร้างแบบฟอร์มที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย บันทึกการจัดส่ง หรือใบสั่งซื้อ
- การรายงาน คุณสามารถสร้างรายงานได้หลายประเภทที่สะท้อนถึงการวิเคราะห์หรือสรุปข้อมูล ตัวอย่างเช่น รายงานที่วัดประสิทธิภาพของโครงการ ข้อมูลการคาดการณ์ ข้อมูลสรุป หรือนำเสนอข้อมูลผลต่าง
- การวางแผน ตัวอย่างเช่น แผนชั้นเรียนรายสัปดาห์ แผนการวิจัยการตลาด แผนภาษีสิ้นปี หรือแม้แต่ใช้ส่วนตัวเช่นวางแผนมื้ออาหาร งานปาร์ตี้ หรือวันหยุดพักผ่อนประจำสัปดาห์
- การติดตาม เพื่อติดตามข้อมูลในใบบันทึกเวลาหรือรายการ ตัวอย่างเช่น ใบบันทึกเวลาสำหรับการติดตามงาน หรือรายการสินค้าคงคลังที่ติดตามอุปกรณ์
- การใช้ปฏิทิน เนื่องจากมีลักษณะคล้ายตาราง จึงเหมาะอย่างยิ่งกับการสร้างปฏิทินทุกประเภท ตัวอย่างเช่น ปฏิทินการศึกษาเพื่อติดตามกิจกรรมระหว่างปีการศึกษา หรือปฏิทินปีงบประมาณเพื่อติดตามกิจกรรมทางธุรกิจและเหตุการณ์สำคัญ
กล่าวโดยทั่วไป ท่านจะใช้ทั้งสองโปรแกรมควบคู่กันเลยก็ได้ (ยกเว้นใช้ Microsoft 365 for Mac ไม่มีให้ใช้นะจ๊ะ กิ๊วกิ๊ว) โดยเลือกใช้งานแต่ละโปรแกรมตามวัตถุประสงค์ เช่น ใช้แอกเซสสำหรับการจัดการข้อมูล เพราะจัดระเบียบดีกว่า ค้นหาง่าย และพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้หลายคนพร้อมกัน และใช้ไมโครซอฟต์เอกเซลสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล คำนวณตัวเลขที่ซับซ้อน จัดทำกราฟสวยงาม
ใครจะห้ามไม่ให้ท่านใช้แอกเซสจัดเก็บข้อมูลและส่งมาเอ็กเซลเพื่อวิเคราะห์ข้อมูล ไม่มีนะ เชิญเลยตามสะดวก
แต่ DefExcel.com ขอเสนอให้ท่านลองเปรียบเทียบคุณลักษณ์สำคัญของแต่ละโปรแกรม เพื่อช่วยตัดสินใจว่าเมื่อใดควรใช้อะไรจึงจะได้ประโยชน์สูลสุด
ใช้ Access หรือ Excel ดี?
การเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญหากท่านประสงค์จะทำงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งหัวข้อที่จะกล่าวถึงก็คือ…
Flat File VS Relational Database
สิ่งที่ช่วยตัดสินใจว่าโปรแกรมใดดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บข้อมูลของท่าน ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:
ข้อมูลมีความสัมพันธ์กันหรือไม่?
มีศัพท์เกี่ยวกับประเภทข้อมูลอย่างหนึ่งก็คือ Flat File กับ Relational Database
ถ้าหากว่าข้อมูลที่มี สามารถเก็บไว้ในตารางหรือเวิร์กชีตเดียวได้อย่างมีประสิทธิภาพเรียกว่าข้อมูล Flat File ตัวอย่างเช่น หากหากต้องการสร้างรายชื่อลูกค้าแบบง่าย ๆ โดยมีที่อยู่และผู้ติดต่อสำหรับลูกค้าแต่ละราย เอ็กเซลอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
อย่างไรก็ตาม หากต้องการจัดเก็บรายชื่อลูกค้าที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น มีที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินและที่อยู่สำหรับจัดส่งสำหรับลูกค้าแต่ละราย หรือผู้ติดต่อหลายรายสำหรับลูกค้าแต่ละราย แอ็กเซสน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า
Relational Database หรือ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ จะจัดระเบียบข้อมูลเป็นหลายตาราง แต่ละตารางจะเรียบง่าย มีข้อมูลเพียงประเภทเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากสร้างฐานข้อมูลลูกค้า ชื่อของลูกค้าควรเก็บไว้ในหนึ่งตาราง ในขณะที่ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งของลูกค้าเหล่านั้นควรเก็บไว้ในอีกตารางแยกต่างหาก
การจัดเก็บที่อยู่แยกจากชื่อเป็นความคิดที่ดี เพราะลูกค้าแต่ละรายอาจจะใส่ที่อยู่มากกว่าหนึ่งแห่ง เช่น ส่งที่บ้าน ส่งที่คอนโด ส่งที่ทำงาน หรืออื่น ๆ ต่าง ๆ นานา
ในแง่หนึ่ง จะช่วยให้เราป้อนที่อยู่หลายรายการสำหรับลูกค้าแต่ละรายโดยไม่ต้องป้อนชื่อลูกค้าซ้ำแล้วซ้ำอีก
ข้อมูล local หรือ ข้อมูลภายนอก?
ปัจจุบัน การเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก ไม่ใช่จุดเด่นของแอ็กเซสอีกต่อไป ถ้าหากว่าเราใช้ฐานข้อมูล อย่างเช่น Microsoft SQL Server, ไฟล์ dBASE หรือโฟลเดอร์ Outlook หรืออื่น ๆ ตอนนี้เราสามารถใช้แอ็กเซลเพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย ตั้งแต่แอ็กเซสเอง, SQL Server และ Analysis Services, text file ,XML และแหล่งข้อมูล ODBC และ OLE DB
เราจะใช้ เอ็กเซล หรือ แอ็กเซสเพื่อติดต่อกับฐานข้อมูลข้างนอกก็ได้
อย่างไรก็ดี แอ็กเซสออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ เพื่อดู คิวรี และแก้ไขข้อมูลนั้นได้โดยไม่ต้องนำเข้า แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับผ่านทางเอ็กเซลได้
อย่างเช่น Windows SharePoint Services เป็นต้น ไม่ว่าแอ็กเซสหรือว่าเอ็กเซล ก็เชื่อมโยงกับ SharePoint ได้ แต่ว่า เอ็กเซลเชื่อมต่อแบบอ่านอย่าง ในขณะที่แอ็กเซสสามารถอ่านและเขียนข้อมูลไปยัง SharePoint ได้โดยตรง
ความยืดหยุ่นในการทำงาน
เราคงคุ้นเคยกับอินเด็กซ์ – index – ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน – เพื่อใช้เป็นตัวแสดงอัตลักษณ์ของแต่ละระเบียน และช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลคนละระเบียน ที่มีข้อมูลที่เหมือนกันทุกประการ อินเด็กซ์ยังเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการดึงข้อมูลค้นหาหรือจัดเรียงข้อมูล
ในแอ็กเซสจะมีประเภทข้อมูล AutoNumber เป็นตัวช่วยสร้างอินเด็กซ์สำหรับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติ และเราสามารถใช้อินเด็กซ์เหล่านี้เพื่อเชื่อมโยงระเบียนในตารางหนึ่งกับระเบียนหนึ่งหรือหลายรายการในอีกตารางหนึ่งได้
สิ่งเหล่านี้ จะได้รับการสนับสนุนเต็มที่จากแอ็กเซส ช่วยให้มั่นใจในความสมบูรณ์ของข้อมูล
ลองนึกภาพ ถ้าหากเราทำข้อมูลคำสั่งซื้อในตารางหนึ่ง แต่ถ้าไม่มีข้อมูลลูกค้า จะเป็นอย่างไร? แอ็กเซสจะกำหนดความสัมพันธ์ที่ดีเพื่อระบุความเชื่อมโยงสอดคล้องของลูกค้าและคำสั่งซื้อ
ความสอดคล้องเชื่อมโยงซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นนี้เรียกว่า Referential Integrity
ในทางกลับกัน เอ็กเซลเปิดการป้อนข้อมูลกว้างกว่าและไม่รองรับ Referential Integrity อย่างไรก็ตาม สามารถใช้คำสั่ง Data Validation เพื่อควบคุมการป้อนข้อมูลในเอ็กเซลได้
Query
คิวรี หรือ แบบสอบถาม เป็นการเรียกข้อมูลโดยกำหนดเงื่อนไขหรือเหตุเการณ์ต่าง ๆ เรื่องนี้ แอ็กเซสอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการจัดเก็บ โดยสามารถใช้ Structured Query Language (SQL) เพื่อดึงข้อมูลเฉพาะแถวและคอลัมน์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ในตารางเดียวหรือหลายตาราง และยังเขียนสูตรในแบบสอบถามเพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณได้ ซึ่งตรงนี้จะคล้ายคลึงกับเอ็กเซล
การ PivotTable และการสร้างกราฟหรือชาร์ต (แผนภูมิ) ทำได้ทั้งสองโปรแกรม แต่เอ็กเซล มีฟีเจอร์การรายงานและการสร้างแผนภูมิขั้นสูงมากกว่าที่แอ็กเซสมี ถ้างานที่ทำเป็นงานที่ต้องทำรายงาน PivotTable ที่หรือจัดทำแผนภูมิที่ดูเป็นมืออาชีพเป็นประจำ ก็ต้องหันไปทางเอ็กเซล
แต่จุดเด่นสำคัญอย่างหนึ่งของเอ็กเซลก็คือ เครื่องมือวิเคราะห์อย่างเช่น what-if เพื่อคาดการณ์ผลลัพธ์ของแบบจำลองเวิร์กชีทได้ การวิเคราะห์แบบ What-if ช่วยเรียกใช้สถานการณ์ต่างๆ กับข้อมูล เช่น กรณีที่ดีที่สุดและสถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุด และเปรียบเทียบข้อมูลผลลัพธ์ของสถานการณ์ต่างๆ ในรายงานสรุป ซึ่งแอ็กเซสจะด้อยกว่าในจุดนี้
การทำงานร่วมกันแต่เอ็กเซลทำได้มากกว่าในแง่นี้ ท่านสามารถสร้างโมเดล ใช้เครื่องมือการวิเคราะห์แบบ what-if เพื่อคาดการณ์ผลลัพธ์ของแบบจำลองเวิร์กชีทได้ การวิเคราะห์แบบ What-if ช่วยมองผลลัพธ์จากสถานการณ์ที่ดีที่สุดและสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด และเปรียบเทียบข้อมูลผลลัพธ์ของสถานการณ์ต่างๆ ในรายงานสรุป ซึ่งสิ่งเหล่านี้ทำไม่ได้ หรือ ทำได้ยากในแอ็กเซส
การทำงานร่วมกัน
สิ่งสำคัญสำหรับการทำงานองค์กรก็คือการแบ่งปันข้อมูลทำงานร่วมกัน
ยกตัวอย่างเช่นการแชร์ไฟล์ในเครือข่ายเน็ตเวิร์ก หรือทำงานผ่าน Windows SharePoint Services ตามปกติ แอ็กเซสอนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนเปิดฐานข้อมูลเดียวในเวลาเดียวกันโดยจะล็อกเฉพาะข้อมูลที่กำลังแก้ไขเท่านั้น ผู้ใช้งานอื่นสามารถแก้ไขในส่วนอื่นได้ ตัวอย่างเช่น สามารถอัปโหลดฐานข้อมูลเต็มรูปแบบไปยังไลบรารีเอกสาร Windows SharePoint Services ผู้ใช้งานสามารถใช้งานพร้อมกันในฐานข้อมูลนี้ได้ โดยล็อกเฉพาะข้อมูลที่กำลังมีการแก้ไขเท่านั้น
ส่วนในเอ็กเซลสามารถแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้ใช้รายอื่นได้ แต่จะต้องทำงานทีละคน (ต่างจากกูเกิลชีตที่ทำงานพร้อมกันได้) แม้ว่าจะอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารของ Windows SharePoint Services ได้ แต่อนุญาตให้ผู้ใช้งานเวิร์กบุ๊กทำการเปลี่ยนแปลงได้ครั้งละราย ซึ่งในกรณีนี้ผู้ใช้งานจะต้องประสานงานกับผู้ใช้รายอื่นเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล
ส่วนการนำไฟล์ไปวางในโฟลเดอร์เครือข่ายสำหรับการทำงานร่วมกัน ถ้าเก็บฐานข้อมูลเป็นไฟล์แอ็กเซสไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน ผู้ใช้หลายคนสามารถเปิดฐานข้อมูลและทำงานกับข้อมูลพร้อมกันได้ แต่ฐานข้อมูลจะถูกล็อกเมื่อมีคนเปิดแก้ไข
ถ้าคุณเก็บเวิร์กบุ๊ก ไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน ผู้ใช้เพียงรายเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ในแต่ละครั้ง เพื่อการดู ผู้ใช้หลายคนสามารถเปิดสมุดงานในขณะที่ผู้ใช้รายอื่นกำลังแก้ไขได้ แต่ผู้ใช้เหล่านั้นไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับข้อมูลได้จนกว่าผู้ใช้ที่กำลังแก้ไขสมุดงานจะปิดลง
การสำรองข้อมูล/การกู้คืน
ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติในแอกเซส จะบันทึกข้อมูลต่อเนื่อง ในกรณีที่เกิดความผิดพลาด ซอฟต์แวร์ปิดตัวโดยไม่คาดคิด ก็จะไม่สูญเสียงานจำนวนมากนัก (แต่ไม่ได้บอกว่าจะไม่สูญเสีย!) สามารถตัดสินใจว่าจะกู้คืนจากที่เก็บไว้ได้ หรือจะปล่อยทิ้งไปก็ได้
แต่อันนี้ก็ต้องบอกว่า ในการทำงานจริง ก็ควรสำรองไฟล์ฐานข้อมูลตามกำหนดเวลาที่เหมาะสม หรือไม่เช่นนั้นก็อาจจะหายูทิลิตี้ประเภทสำรองข้อมูลระบบไฟล์มาใช้งาน
ส่วนเอ็กเซล มีการสำรองไฟล์ ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้บันทึกอัตโนมัติในช่วงเวลาที่ต้องการ
Passwords
ทั้งสองโปรแกรมมีฟีเจอร์ที่คล้ายกัน — รหัสผ่านและการเข้ารหัส — ซึ่งสามารถปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตในระดับหนึ่ง
ในเอ็กเซลเราใส่รหัสผ่านเพื่อปกป้องทั้งเวิร์กชีตเพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูล สามารถล็อกและปลดล็อกเซลล์ในเวิร์กชีตได้ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นแก้ไขข้อมูลสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ
เรายังสามารถใช้การเข้ารหัสในทั้งสองโปรแกรมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเห็นข้อมูล กำหนดให้ป้อนรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูลหรือสมุดงานได้อีกด้วย นอกจากนี้ คุณยังสามารถช่วยรักษาความปลอดภัยไฟล์ฐานข้อมูลหรือเวิร์กบุ๊กได้โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัล
หรือจะบริหารการเข้าถึงข้อมูลแบบจำกัด โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ตามผู้ใช้ในการเข้าถึงข้อมูลหรือตั้งค่าสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปลี่ยนแปลงข้อมูล
แอกเซสไม่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับสิทธิ์ผู้ใช้งาน แต่รองรับโมเดลความปลอดภัยของผู้ใช้ของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลใดๆ ที่เชื่อมต่ออยู่ ตัวอย่างเช่น ถ้าลิงก์ไปยัง SharePoint ก็จะเป็นไปตามสิทธิ์ของผู้ใช้สำหรับSharePoint
หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลสามารถเข้ารหัสฐานข้อมูลของคุณได้โดยการตั้งรหัสผ่าน ผู้ใช้จะต้องป้อนรหัสผ่านเพื่ออ่านข้อมูลจากฐานข้อมูล
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการช่วยปกป้องข้อมูลของคุณ ให้ดูที่
