3 ขั้นตอนง่าย ๆ เติมเซลล์ว่าง ใน Excel ด้วย Go To Special

เติมเซลล์ว่าง ทำไมต้องทำ? ทำไมถึงมีเซลล์ว่าง มีเซลล์ว่างแล้วเป็นอย่างไร?

เคยเจอปัญหาข้อมูลในเอ็กซ์เซลไม่สมบูรณ์ ที่หลายคนมองข้ามเวลาทำงานกับเอ็กซ์เซลเพราะมองเพียงว่าต้องการพิมพ์รายงานให้สวยงาม ก็เลยมีการจัดหน้าเพื่อ “ความสวยงาม” เช่น merge หรือ ปล่อยให้เป็นช่องว่างไว้

เหมือนเอาเอ็กซ์เซลมาทำงานแทนเวิร์ด

ก็ไม่ผิดนะ แล้วแต่จะใช้ อันนี้แล้วแต่เลย

คือจะทำรายงานก็ทำไป แต่ควรทำต่างหาก ถ้าเป็นข้อมูลที่จะส่งให้คนอื่นใช้งานต่อ ควรเป็นข้อมูลจริง ๆ จะต้องจัดการข้อมูลให้ครบทุกช่องโดยไม่ merge หรือปล่อยว่างไว้

(ถ้านึกไม่ออกขอให้นึกถึง “ตาราง” ของ Access อันนั้นเพื่อการใช้งานด้านทำฐานข้อมูลโดยตรง) 

ปัญหาคือเรียบร้อยสวยงามอย่างที่ใจอยากแล้ว ถ้าต้องเอาข้อมูลนั้นกลับมาทำใหม่จะทำอย่างไร? เช่น เกิดมีข้อมูลเปลี่ยนแปลงต้องคำนวณสรุปใหม่หรือใช้ข้อมูลนั้นไปทำชาร์ตใหม่ แต่ข้อมูลที่ควรจะมีโดนลบ หรือโดน merge ไปเรียบร้อยแล้ว คำนวณไม่ได้ 

ถ้าเราต้องการวิเคราะห์ข้อมูล เช่น ข้อมูล ทำชาร์ต ฯลฯ หาค่าเฉลี่ย ๆ ต่าง ๆ นานา หรือเอาง่าย ๆ เช่นการทำ pivot table เพื่อสรุปข้อมูล ค่าที่ว่างหมายถึงข้อมูลจะผิดเพี้ยนไป

ดังนั้น แนะนำอย่างจริงใจ โปรดทำงานโดยนึกถึงว่านี่คือ “ตารางข้อมูล” ไม่ใช่เวิร์ดสำหรับทำรายงาน

พิมพ์มาขนาดนี้ เดี๋ยวทำให้เห็นภาพดีกว่า

อย่างเช่น

เติมเซลล์ว่าง

เวลาพิมพ์ออกมามันจะดูสวยดี

แต่ถ้าเราต้องการสรุปง่าย ๆ เช่น ระวาง 6120 นี้มีแผ่นอะไรบ้าง แต่ละแผ่นมีกี่หน่วย 

ซึ่งความจริง เราควรหาคำตอบง่าย ๆ จากการใช้ pivot table เพื่อเช็คว่าแต่ละระวางมีกี่หน่วย หรือจะคำนวณย่อยภายใน หรืออื่น ๆ เราจะทำอย่างไร

แต่พอมีเซลล์ว่างอยู่จะเอาไปคำนวณ ก็เกิดปัญหาว่ามันจะมีข้อมูลที่ไม่ได้นำมาคำนวณรวมไปด้วย 

ไม่ได้ผลอย่างที่ควรจะเป็น

ถ้าเจออะไรแบบนี้ ก็ต้องล้างรูปแบบ แล้วเติมข้อมูลในเซลล์ว่างให้ครบ โดยใช้ข้อมูลจากเซลล์ที่อยู่ด้านบนเป็นตัวตั้ง

บล็อกนี้จะมาแนะนำเทคนิคการ “เติมเซลล์ว่าง” ในเอ็กซ์เซลอย่างง่าย ๆ ด้วยฟังก์ชัน Go To Special เพื่อจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เติมเซลล์ว่าง

แนวคิดนี้ก็คือ การค้นหาว่า มีช่องว่างอยู่ตรงไหน? แล้วจัดการเติมช่องว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ที่อยู่ด้านบน

วิธีง่าย ๆ มีดังนี้

  1. เลือกช่วงที่มีเซลล์ว่างที่ต้องการแก้ไข
  2. เข้าเมนู Edit > Go to หรือกด F5
  3. คลิก Special
  4. เลือก Blanks > OK
  5. กดปุ่มคีย์บอร์ด “=. แล้วกดแป้นลูกศรขึ้น ↑ แล้วกด CTRL+ENTER

เสร็จแล้ว! เพียงแค่ 5 ขั้นตอนเท่านี้ การเติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน ก็เรียบร้อยแล้ว

Tip: สามารถปรับเปลี่ยนจากการใช้ข้อมูลจากเซลล์ด้านบน เป็นด้านซ้าย ขวา หรือข้างล่าง ด้วยการเปลี่ยนทิศของลูกศรที่เลือกในขั้นตอนที่ 5

แล้วถ้าต้องการเอาที่คำนวณเสร็จแล้วไปพิมพ์ต่อ ก็ต้องวุ่นวายลบอีกใช่มั้ย จะได้สวยงาม?

ไม่เลย มันมีทริกอยู่นิดนึงว่า พอถึงขันตอนที่ 5 แล้ว ให้เพิ่มขั้นตอนอีกสัก 1 ขั้นตอน คือ ไปที่เมนูเลือกสีตัวอักษร ทำตัวอักษรให้เป็นสีขาวเสีย เพียงเท่านี้ เวลาพิมพ์ออกมาหรือมองด้วยสายตาก็จะไม่เห็นข้อความเหล่านั้น

มันก็จะดูสวยงามอย่างที่เป็น ในขณะที่ยังเอาข้อมูลไปใช้คำนวณได้เหมือนเดิม

คำเตือน: อย่าลืมว่าตอนนี้ ค่าที่ใส่มานี้เป็นการอ้างอิงตำแหน่งก่อนหน้า หรือเป็นสูตรฟังก์ชันอยู่ ดังนั้นอย่าลืม copy แล้ว patse เป็น value เพื่อเอาไปใช้งานต่อไป โดยเลือกช่วงทั้งหมดที่ต้องการ กด copy หรือ Ctrl +C แล้วกด paste special หรือ Ctrl + Alt + V เลือกเป็นวาง Value กด OK

เพียงเท่านี้เอง

อ้างอิง บทความจากเว็บไมโครซอฟต์