PivotTable

PivotTable เป็นเครื่องมือที่มีคนใช้งานมากติดลำดับต้น ๆ ของการใช้งาน Excel เลยก็ว่าได้ เวลาที่จะสรุปวิเคราะห์ข้อมูลให้เห็นชัด ๆ เราเพียงแค่คลิกไม่กี่ครั้งก็จะได้ตารางที่สรุปข้อมูลง่าย ๆ และเปลี่ยนเค้าโครงมุมมองหรือเปลี่ยนตัวกรองได้ในภายหลัง

PivotTable

แต่ก่อนจะดำเนินการ เราลองมา “คิด” ก่อนจะทำ Def Excel อยากให้ท่านลองถามตัวเองด้วยโจทย์ 3 ข้อนี้ก่อนที่จะลงมีสร้างตารางและทำ Pivot

รู้จักข้อมูล

ก่อนจะคลิกอะไร อยากให้ลองถามตัวเองว่า ข้อมูลที่จะนำไปใช้งานมีอะไรบ้าง?

  • รูปแบบต้องอยู่ในรูปแบบตาราง เท่านั้น
  • หัวคอลัมน์เข้าใจง่ายและไม่ซ้ำกัน

อย่างเช่น

บันทึกการขายแต่ละรายการ (แถว) ในตารางมีรายละเอียดการขายสินค้าหนึ่งรายการ

  • ข้อมูลจะมีอะไรบ้าง?
  • ใคร? – Dealer
  • ขายอะไร? – Item
  • ขายเมื่อไหร่? – Order Date
  • ขายไปเท่าไหร่? – Unit, Unit Cost, Total

อันนี้เป็นตัวอย่างคร่าว ๆ แบบง่าย ๆ เร็ว ๆ

เราต้องการอะไร?

อีกคำถามสำคัญ หลังจากรู้ว่ามีข้อมูลอะไรในมือแล้วก็คือ แล้วเราต้องการอะไรจากข้อมูลนี้? เราจะทำ Pivot Table เพื่อแสดงข้อมูลอะไร

จากตัวอย่างข้างต้น เราอาจจะอยากรู้ว่า Dealer คนไหนมีขายของให้เรามากที่สุด อาจจะนำไปสู่การเจรจาเพิ่ม-ลดเปอร์เซ็นต์จากการขาย

 หรือ สินค้าประเภทไหนขายได้เป็นจำนวนมากที่สุด หรือ ทำเงินให้เราได้มากที่สุด เพื่อที่เราจะได้พัฒนาผลิตภันฑ์หรือว่า ตัดสินค้าที่ขายได้น้อยออกไปจากสายการผลิต

หน้าตารายงานควรเป็นแบบไหนถึงจะเข้าใจง่าย?

เราควรร่างคร่าว ๆ ว่า เมื่อเสร็จแล้ว ตารางรายงานเหล่านี้ควรจะมีหน้าตาแบบไหน คนอ่านถึงจะเข้าใจง่ายที่สุด ไม่ซับซ้อนยุ่งยาก

เอาจริงตรงนี้อาจจะไม่ต้องซีเรียสอะไรมาก อย่าลืมว่า ข้อดีของ Pivot Table คือ สามารถปรับเปลี่ยนหน้าตาและการจัดการข้อมูลได้ตลอดเวลา

ตัวอย่าง

สมมติว่าเรามีบันทึกการขายแบบง่าย ๆ ที่มีข้อมูล ตัวแทนจำหน่าย วันจำหน่าย ประเภทสินค้า ราคาต่อหน่วย จำนวนหน่วย (Dealer, OrderDate, Item, Unit, UnitCost) สิ่งที่เราต้องการคือ จะดูว่า สินค้าประเภทใดที่ทำยอดจำหน่าย (Unit) สูงสุด

ตัวอย่างข้อมูลที่จะนำมาทำเป็น Pivot Table

เราจะทำง่าย ๆ แค่ มีชื่อของประเภท (Item) เรียงลงมาแต่ละแถว และ ขนาบข้างด้วยจำนวน Unit ที่ขายได้

สร้าง PivotTable

คลิกเลือกพื้นที่เขตข้อมูลที่จะนำไปใช้สร้าง PivotTable (แนะนำให้ทำตารางเป็น Excel Tables จะช่วยในการจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้นมาก)

เลือก แทรก > PivotTable

เดี๋ยวก่อน สังเกตหรือไม่ว่ามี สองแบบ คือ PivotTable กับ Recommended PivotTables ซึ่งจะเลือกอันไหนก็ได้

ใช้คำว่า “ก็ได้” โดยหมายความตามนั้นจริง ๆ

ลองคลิก Recommended PivotTables ดูจะมีตัวอย่างมาให้เลือกหลายอันอยู่ ซึ่งแต่ละอันก็อาจจะตอบโจทย์ที่เราตั้งไว้ก็ได้ อย่างเช่น จะเลือกมาสักอันหนึ่ง เลือกอันที่ชอบ แล้วก็ดับเบิลคลิก ก็จะได้ตารางสำเร็จรูปมาให้เราใช้งานได้เลย

ง่าย สุด ๆ ใช่มั้ยครับ!

และอย่างที่บอกข้างต้น เราปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ตามใจชอบในภายหลัง ถึงได้บอกว่า จะเลือก PivotTable หรือ Recommended PivotTables ก็ได้ เพราะผลลัพธ์คือ ถ้าเราไม่พอใจหน้าตา หรือว่าต้องการปรับเปลี่ยนรายละเอียดในภายหลัง เราทำได้เสมอ ตลอดเวลา

แต่เราจะลองสร้างกันตั้งแต่ต้น ให้เลือก PivotTable

PivotTable
หน้าต่างแสดงตัวเลือกสำหรับทำ Pivot Table

จะมี 3 ส่วนที่เราต้องดู คือ

1 Select Table or Range

ส่วนนี้ ถ้าเราคลิกครอบคลุมบริเวณพื้นที่ที่เราต้องการไว้แล้วจะขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ หรือ เราจะใส่ชื่อ DataTable ที่เราตั้งเอาไว้ก่อนก็ได้ หรือ จะกดตรงบริเวณลูกศรชี้ขึ้นด้านหลัง เพื่อที่จะไปเลือกบริเวณที่เราต้องการ ก็ได้เช่นกัน

2 Choose where…

ส่วนนี้คือให้เลือกว่า เราจะสร้างเป็นชีตใหม่ หรือว่า จะให้วางตารางนี้ในชีตที่มีอยู่แล้ว ซึ่งเราเลือกตำแหน่งที่จะให้วางได้ด้วย ค่าตั้งต้นคือ เป็นชีตใหม่

3 Data Model

จะให้นำไปเป็นส่วนหนึ่งของ Data Model หรือไม่? ตรงนี้จะอธิบายในตอนต่อ ๆ ค่าตั้งต้นจะไม่ติ๊กเลือกตัวนี้

เราคลิกโอเค จะเข้ามาสู่หน้าจัดการและแสดงผล ให้ดูที่หน้าต่าง PivotTable Fields ด้านข้าง

ลาก Item มาอยู่ที่ Rows

ลาก Unit มาอยู่ที่ Values

PivotTable

เท่านี้เอง เสร็จ

PivotTable Field List

โดยทั่วไป เมื่อทำตาราง Pivot แล้ว PivotTable Field List จะปรากฏมาโดยอัตโนมัติ ตัวนี้คือหัวใจในการกำหนด เพิ่ม ลด ย้าย หรือ แม้กระทั่งคำนวณ ข้อมูลที่ท่านต้องการ

หากหน้าต่างนี้ไม่โผล่มา คลิกเซลล์ใดก็ได้ในเค้าโครงตาราง Pivot หรือ คลิกแท็บ PivotTable Analyze บน Excel Ribbon ให้ดูด้านขวามือ จะมีเมนูคำลั่ง Field List

มาดูรายละเอียดกันว่า หน้าต่างนี้ มีอะไรให้ใช้บ้าง

ในหน้าต่างนี้จะมีส่วนสำคัญอยู่ 3 ส่วน ก็คือ Search Box – Fields และ Layout Areas

Search Box

ทำหน้าที่เหมือนตัวกรอง ในกรณีที่บางครั้งต้นฉบับมีคอลัมน์จำนวนมาก เราค้นหาจากช่องนี้อาจจะเร็วกว่า

Fields

แสดงชื่อคอลัมน์ต่าง ๆ จากต้นฉบับที่นำมาทำ อันไหนมีเครื่องหมายถูกอยู่ แสดงว่านำมาใช้งานในขณะนั้น ถ้าเราต้องการลบออกจากการคำนวณก็เพียงแค่เอาติ๊กถูกออกไป

Layout Areas

จะมี 4 ส่วน ก็คือ

  • Filters
  • Columns
  • Rows
  • Values

สร้าง PivotTable

วิธีการก็ง่ายแสนง่าย เราคลิกซ้ายชื่อคอลัมน์จาก Fields ด้านบน มาวางที่ Layout Areas ตามแต่เราจะออกแบบว่าอยากให้ออกมาหน้าตาแบบไหน

อย่างเช่น ถ้าเราต้องการรู้แค่ว่า Items นี้ ขายไปได้กี่ Units สิ่งที่เราจะทำเพียงแค่ คลิกซ้ายลาก Items จาก Fields ด้านบน ลงมาวางที่ Row ลาก  Units มาปล่อยที่ Values

ตัวอย่างนี้ ถ้าเป็นค่า Values ที่เป็นตัวเลข จะ Sum หรือ รวม ให้อัตโนมัติ แต่ถ้าเป็น ข้อความ ที่คำนวณทางคณิตศาสตร์ไม่ได้ จะเป็นการ count หรือ นับ แทนโดยอัตโนมัติ

แต่ถ้าต้องการเปลี่ยนรูปแบบของ Values เราก็เพียงแค่คลิกที่สามเหลี่ยม แล้วเลือก Value Field Settings… (รายละเอียดเหล่านี้จะกล่าวถึงในตอนต่อไป)

หรือจะเอา Items  ไปไว้ที่ Columns ก็ได้ อันนี้ก็แล้วแต่การออกแบบที่ต้องการว่าวางผลลัพธ์ที่อยากตรวจสอบไว้อย่างไรบ้าง

ถ้าเราต้องการเพิ่ม Dealer ก็เพียงแค่ลากมาวางที่ Rows หรือ Columns ตามแต่ว่าเราจะออกแบบ หรือว่า เราต้องการให้สรุปข้อมูลออกมาเป็นอย่างไร

เช่น เราอาจจะให้ออกมาในรูป cross tab เราอาจจะเอา Dealer ไปวางที่คอลัมน์

หรือ เราจะให้ออกมาเป็นรายงานปกติ เพียงแค่จัดกลุ่ม ซึ่งตรงนี้ เราต้องคิดว่า จะให้ “อะไร” ใหญ่กว่า “อะไร” อะไรที่ใหญ่กว่า เป็นสิ่งที่เราให้ความสำคัญที่สุด จะอยู่ด้านบน

เช่น ถ้าให้ Dealer อยู่ด้านบน ผลลัพธ์จะเน้นที่ Dealer ว่าภายใน Dealer แต่ละแห่ง จะมี item อะไรบ้าง?

หรือ ถ้าให้ Item อยู่ด้านบน จะเป็นการเน้นว่า เราต้องการดูภาพรวมของ ประเภทเป็นหลัก แล้วมี รายละเอียดว่า Dealer แต่ละรายทำยอดจำหน่ายได้เท่าไหร่

ปรับแต่งหน้าตา

ลองคลิกที่แท็บ Design เพื่อปรับแต่งหน้าตาของตาราง

เมนู Subtotals เราเลือกได้ว่าจะให้มีรวมผลของกลุ่มย่อยหรือไม่ ถ้ามีจะให้ไว้ข้างบนของตารางหรือว่าด้านล่าง

Grand Totals เลือกได้ว่าจะให้มีผลรวมของทั้งหมดแสดงที่ท้ายแถวและ/หรือคอลัมน์ท้ายสุดหรือไม่

Layout

ที่เมนู Report Layout จะมีตัวเลือกให้เรา 3 แบบคือ

PivotTable Layout
Compact Form

Compact Form นี้จะเป็นค่าตั้งต้น คือ ถ้าไม่ปรับ Layout อะไรเลย ทาง Excel จะแสดงตารางในรูปแบบนี้เป็นอันดับแรก ตัวนี้ถ้าใช้ภาษาไทยจะเป็นอะไรดี กะทัดรัด มินิมอล เหลือแค่เท่าที่จำเป็น อะไรทำนองนั้น จะเป็นการแสดงรายการจากเขตข้อมูลพื้นที่แถวที่แตกต่างกันในหนึ่งคอลัมน์ รูปแบบนี้มีข้อดีคือ ช่วยประหยัดพื้นที่ในการแสดงผล มีปุ่มบวกสำหรับขยายและปุ่มลบสำหรับยุบรวมข้อมูลในกลุ่ม เพื่อแสดงหรือซ่อนรายละเอียด

Tabular Form

เป็นแบบฟอร์มตารางแสดงหนึ่งคอลัมน์ แยกกันต่างหาก

Outline Form

Outline Form จะคล้ายกับ Tabular Form แต่ส่วนที่เป็นกลุ่มใหญ่สุด จะโดนแยกไปอยู่อีกแถวหนึ่ง ทำให้แสดงผลรวมของกลุ่มนั้นได้โดยตรงที่ด้านบน

สำหรับการจัดกลุ่ม บางทีเราอยากให้แสดงข้อมูลเต็ม ๆ ทุกแถว เพื่อนำไปใช้งานต่อ เราก็ใช้ Repeat All Item Label ได้

Filter

เราจะกรองข้อมูลเพื่อแสดงในตารางได้หลายวิธี

เช่น แทนที่เราจะลาก Dealer ไปอยู่ใน Rows เราลากไว้ที่ Filter แทน จะปรากฎเป็นตัวกรองอยู่ด้านบนตาราง Pivot

เราคลิกเพื่อเลือกการกรองที่เราต้องการได้จากตัวกรองนี้ โดยที่ ถ้าจะเลือกตัวกรองมากกว่า 1ตัวเลือก เราต้องติ๊กถูกตรง multiple ด้านล่างเสียก่อน

หรือ จะให้ Dealer อยู่ใน Rows เหมือนเดิม แล้วเลือกจากตัวกรองที่อยู่ที่หัวคอลัมน์แทน แบบนี้ก็ได้เช่นกัน

เหล่านี้คือ การจัดทำ Pivot Table แบบเบื้องต้น ซึ่งจะได้ลงรายละเอียดในแต่ละเรื่องในตอนถัดไป

อ้างอิงจากเว็บไซต์ของไมโครซอฟต์

4 thoughts on “PivotTable”

  1. Pingback: Power Query คืออะไร ? | Def Excel

  2. Pingback: จัดกลุ่ม PivotTable - Def Excel

  3. Pingback: TRIM - Def Excel

  4. Pingback: Excel Tables - Def Excel

ความคิดเห็น