Text to Columns - ข้อความเป็นคอลัมน์แค่ 3 สเต็ป

Text to Columns เป็นเครื่องมือที่ใช้แยกข้อความ ใน 1 คอลัมน์ ออกไปหลายคอลัมน์ เพียงแค่มีแพตเทิร์น หรือ รูปแบบที่ชัดเจนสำหรับใช้เป็นตัวแบ่งคอลัมน์

สารบัญเนื้อหา

หารูปแบบการแบ่งคอลัมน์

เครื่องมือ แยกข้อความเป็นคอลัมน์ นี้ อำนวยความสะดวกในการจัดกับการข้อมูลได้มาก แต่ก็ต้องทำความเข้าใจก่อนว่า จะใช้เครื่องมือนี้ จะต้องมีรูปแบบ (หรือ pattern ของข้อมูล) ที่เหมือนกันชัดเจน จึงจะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

พูดง่าย ๆ ถ้าจะแยกข้อความ ก็ต้องรู้ว่าจะแยกด้วยอะไร? เช่น แยกด้วยจำนวนอักขระ หรือว่ามีอักขระพิเศษหรือสัญลักษณ์อะไรเป็นตัวแบ่งข้อความ

เช่น มีตัวอักขระที่เท่ากัน ชัดเจน และแบ่งคอลัมน์ตามตำแหน่งตัวอักขระ

ตัวอย่าง A123456789 จะแยกเป็น 3 คอลัมน์ โดยคอลัมน์แรก 3 อักขระ คอลัมน์ที่ 2 อีก 4 อักขระ และคอลัมน์สุดท้าย 3 อักขระ ผลลัพธ์ออกมาในรูปแบบ A12 | 3456 | 789

หรือถ้าข้อความเป็น A12-3456-789 แล้วจะแยกเป็น 3 คอลัมน์ โดยใช้เครื่องหมายขีดกลาง (-) ผลลัพธ์ออกมาในรูปแบบ A12 | 3456 | 789

หรือ ชื่อ – นามสกุล ที่อยู่ในคอลัมน์เดียว แล้วจะแยกเป็นเป็นสองคอลัมน์ ให้ชื่ออยู่คอลัมน์หนึ่ง และ นามสกุลอยู่อีกคอลัมน์หนึ่ง

ถ้าเราเห็นรูปแบบที่ชัดเจนก็จะแยกข้อความเป็นคอลัมน์ได้สะดวก

Text to Columns มีกี่แบบ?

เครื่องมือ “ข้อความเป็นคอลัมนส์” จะมีสองแบบคือ

การแบ่งคอลัมน์โดยใช้อักขระหรือสัญลักษณ์คั่น (delimiter)
แบ่งคอลัมน์ตามจำนวนอักขระ (fixed width)

ทีนี้ การเลือกว่าจะใช้การแบ่งแบบไหน ก็ขอให้ย้อนกลับไปอ่านในหัวข้อ “หารูปแบบการแบ่งคอลัมน์” เพราะรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการจะแบ่งคอลัมน์จะเป็นตัวกำหนดว่า เราจะแบ่งคอลัมน์ด้วยวิธีไหน อย่างเช่น ถ้ามีอักขระหรือว่าสัญลักษณ์พิเศษอะไรสักอย่างชัดเจนอยู่แล้ว ก็ใช้ delimiter ในการแบ่งคอลัมน์

หรือ ข้อมูลทั้งหมดเป็นตัวเลข 9 หลักติดกัน ถ้าต้องการจะแบ่งให้เป็นกลุ่มละ 3 ตัวเลข ก็สามารถใช้ text to columns แบบ fixed width

อ้างอิงจากเว็บไมโครซอฟต์

ตัวอย่างที่ 1

ถ้าเรามีข้อมูลที่มีอะไรอย่างใดอย่างหนึ่งเป็นตัวแบ่งที่ชัดเจน อย่างเช่น เช่นเครื่องหมาย – : ช่องว่าง หรือสัญลักษณ์อะไรสักอย่าง ที่ใช้ตัวคั่นแบ่งคอลัมน์ได้

สมมติ ข้อมูลที่ต้องการแยกแคลัมน์เป็นข้อมูลชื่อนามสกุล เราต้องการแบ่งให้เป็นชื่ออยู่คอลัมน์หนึ่ง แล้วนามสกุลเป็นอีกคอลัมน์หนึ่ง ซึ่ง จำนวนอักขระใน ชื่อ-นามสกุล ของแต่ละคนจะไม่เท่ากัน แบบนี้ใช้วิธี fixed width ไม่ได้เพราะว่าจำนวนอักขระที่จะใช้แบ่งจะไม่เท่ากัน

แต่ระหว่างชื่อกับนามสกุล มีวรรคคั่นกลาง เราสามารถใช้วรรคนี้เป็นตัวแบ่งคอลัมน์ โดยใช้วิธี delimiter

วิธีการก็คือ

เลือก คอลัมน์ ที่ต้องการแยกข้อความ แล้วไปที่แท็บ data > Text to Columns จะมีหน้าต่างขึ้นมา

กำหนดวิธีแบ่งคอลัมน์ จะมีให้เลือกสองช่องคือ delimited กับ fixed width เลือกใช้ตัวคั่น (delimiter)

จากนั้น จะเข้ามาสู่หน้าเลือกอักขระที่จะใช้เป็นตัวคั่น เช่น Tab semicolon (;) comma (,) space (ช่องว่าง) หรือ Other (กำหนดเครื่องหมายแบ่งเอง) เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือจะเลือกหลายแบบพร้อมกันก็ได้ ตามตัวอย่างนี้เลือก space (ช่องว่าง) เพราะเป็นตัวคั่นระหว่างชื่อกับนามสกุล โปรดสังเกตว่าเมื่อเลือกแล้วจะมีตัวอย่างให้เห็นประกอบการตัดสินใจ แล้วคลิก Next

ขั้นตอนต่อมา จะเข้าสู่หน้า กำหนดคุณสมบัติของคอลัมน์ (Column Data Format) ปกติไม่ต้องเลือกตัวนี้ก็ได้

แต่บางกรณีอาจต้องการระบุรูปแบบเฉพาะ โดยเฉพาะกรณีตัวเลข ที่บางที เราต้องการให้ออกมาเป็น 01 ซึ่งโดยทั่วไป ถ้าเราไม่ระบุคุณสมบัติคอลัมน์ในขั้นตอนนี้ ปล่อยให้เป็นโดยอัตโนมัติ เมื่อเจอตัวเลขจะใช้ format เป็น Number (ตัวเลข) ให้โดยอัตโนมัติ ทำให้ 01 จะกลายเป็นแค่ 1

ถ้าต้องการให้แสดงผลลัพธ์เป็น 01 ตามเดิม หมายความว่า เราต้องกำหนด format ให้เป็น text วิธีการก็คือ คลิกที่คอลัมน์ตรงหน้าต่าง Preview ด้านล่างแล้วเลือกคุณสมบัติที่ต้องการ เลือกแก้ไขทุกช่องที่ต้องการจนครบ คลิก finish

ระวัง: หากท่านสังเกตตัวอย่างนี้ จะพบว่า บาง cell ไม่ได้แสดงผลอย่างที่ต้องการเสียทีเดียว เพราะมี วรรค มากกว่า 1 ที่ ซึ่งเรามีวิธีประยุกต์เพื่อจัดการกับเรื่องเหล่านี้อีกต่างหาก

ตัวอย่างที่ 2

กรณีที่เราพบข้อมูลที่ไม่มีตัวแบ่งแยกที่ชัดเจน แต่มีจำนวนอักขระที่แน่นอน อย่างเช่น กลุ่มตัวเลข 9 ตัว จะแบ่งเป็นกลุ่มละ 3 ตัว เลือก fixed width จะดีกว่า

วิธีการเหมือนตัวอย่างที่ 1 เพียงแต่ในขั้นตอนเลือก delimiter กับ delimiter กับ fixed width ให้เลือก fixed width เมื่อเลือกแล้วจะเข้าหน้าการแบ่งคอลัมน์ จะเห็นเป็นเส้นบรรทัดระบุจำนวนอักขระอยู่ ใช้เมาส์คลิกเลือกตรงหัวบรรทัดนี้ได้เลย จะเลือกแบ่งเป็นกี่คอลัมน์กี่กลุ่มก็แล้วแต่ใจ นอกนั้นแล้วทุกอย่างก็เหมือนกับตัวอย่างแรก