Power Query จะมีเครื่องมือที่เรียกว่า Power Query Editor เป็นตัวช่วยในการดำเนินการต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก ง่ายดาย และยังเรียกใช้ Power Query M Language ในเครื่องมือแก้ไขขั้นสูง เพื่อนำมาดัดแปลงปรับแต่งได้อีก โดยการการแปลงทั้งหมด แต่ละขั้นตอนจะทำงานอัตโนมัติ
สำหรับ Excel เวอร์ชัน 2013 หรือเก่ากว่า ท่านจะต้องดาวน์โหลด Add-in แต่สำหรับเวอร์ชันใหม่กว่านั้น ไม่จำเป็นต้องติดตั้งตัว Add-in ใดใดทั้งสิ้น เพราะติดตั้งเอาไว้ให้แล้วในชื่อ Get Data อยู่ในแท็บ Data
ถึงแม้ว่า ทางไมโครซอฟต์จะให้ชื่อว่า Get and Transform แต่ดูเหมือนว่าผู้ใช้งานทั่วไปก็ยังสมัครใจเรียกรวม ๆ ว่า Power Query อยู่ดี
รองรับอะไรบ้าง
เวลาเปิดริบบอน Data ให้สังเกตทางด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Get Data และจะมีทางลัดให้สำหรับ From Text/CSV, From Web และ From Table/Range ซึ่งตรงนี้น่าจะเป็นเมนูที่มีคนใช้งานบ่อย ทาง Excel เลยทำปุ่มลัดให้ แต่ถ้าเราคลิกที่ Get Data เราจะเห็นเป็นหัวข้อใหญ่ ๆ คือ
From File ในเมนูย่อยจะมีพวกไฟล์ Excel, Text File หรือ CSV, ไฟล์ XML และ JSON มีแม้กระทั่ง pdf แต่ต้องบอกก่อนว่า ถ้าเป็นภาษาไทย ยังรองรับไม่ดีเท่าที่ใจอยากได้ ยังมีปัญหากับภาษาไทยอยู่ แต่ถ้าเป็นภาษาอังกฤษกับตัวเลข จะช่วยได้มากทีเดียว และยังมีการนำเข้าทีละหลายไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์เดียวกันด้วย
From Databases ในเมนูย่อยจะเป็นพวกฐานข้อมูลต่าง ๆ เช่น Microsoft Access
From Microsoft Azure
From Other Sources รับข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ เช่น Table หรือ Range จากไฟล์ที่เปิดอยู่ จากเว็บ Microsoft Query, Hadoop, ODBC, OLEDB, Sharepoint, Microsoft Exchange, Dynamics 365, Facebook และ Salesforce เป็นต้น
From Online Services like Sharepoint, Microsoft Exchange, Dynamics 365, Facebook and Salesforce.
Merge two queries (รวม 2 Query)
Append a query (ผนวก Query)
ตัวอย่างการนำเข้า Text File เข้า
ลองมาดูตัวอย่างการนำข้อมูล text file เข้ามาทำงาน
ขั้นแรก ไปที่ริบบอน Data คลิก Get Data คลิก From Files คลิก From Text/CSV
มุมขวาด้านบน จะเป็น Data Type Detect หรือการตรวจจับรูปแบบของข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งค่าตั้งต้นที่ให้มาคือ 200 แถวแรก (base on first 200 rows) แต่ถ้าไม่มั่นใจก็เลือก base on entires dataset หรือ ให้เช็คทั้งหมด หรืออีกตัวเลือกเลย คือไม่ต้อง detect (do not detect data types) ตรงนี้ถ้าคิดว่าจะเลือกประเภทข้อมูลด้วยตัวเองอยู่แล้วก็คลิกตรงนี้ไว้
ตรงนี้ต้องอธิบายสำหรับคนที่ชอบคลิกโดยไม่ทันระวังนิดหน่อย คือ บางคนมักจะไม่ได้สนใจและปล่อยค่า base on first 200 rows เอาไว้ แต่ลองคิดว่า ถ้าหาก 200 แถวแรก ข้อมูลในคอลัมน์นั้นเป็นตัวเลข Excel จะจัดประเภทให้เป็น numeric ไป แต่ถ้าหากข้อมูลในแถวที่ 201 ดันเป็นตัวอักษร จะกลายเป็นว่าข้อมูลนั้นไม่ได้นำเข้ามา เพราะผิดประเภท หรือขึ้น error อันนี้ก็ฝากไว้ให้คิดซักนิด