The Excel Learning Path: From Basics to Dashboards อันนี้เกิดจากความรู้สึกส่วนตัวว่า ถ้าหากตอนนี้ ไม่มีความรู้เรื่องเอ็กเซลเลย ควรจะเริ่มจากอะไรดี และควรเรียนรู้อะไรบ้างสำหรับการทำงานในสำนักงานทั่วไป (อ้างอิงจากงานที่ทำในปัจจุบัน)
ก็เลยสร้างชุดการเรียนรู้ขึ้นมา ตามความคิดว่าควรเรียนรู้ประมาณนี้ โดยจะแบ่งเป็น 3 ระดับคือ
- ระดับเริ่มต้น – จากคนที่ไม่เคยจับเอ็กเซลมาก่อน
- ระดับทั่วไป – สำหรับคนที่มีพื้นฐานมาบ้าง ควรรู้จักเครื่องมืออะไรในการทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ทั่วไปประจำวัน สำหรับคนใช้งานที่ทำงานส่วนตัว หรือแบ่งปันข้อมูลเฉพาะคนไม่กี่คน
- ระดับคำทำงานกับข้อมูล – นี่คือสิ่งที่คิดว่าคนทำงานตามสำนักงานทั่วไป น่าจะรู้จักเครื่องมือเหล่านี้ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อการจัดการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อนำไปสรุปเป็นข้อมูลสำหรับประชุม นำเสนองาน และใช้วางแผนในการทำงาน
หมายเหตุ
- บางหัวข้อใช้ภาษาไทย บางหัวข้อใช้ภาษาอังกฤษ ต้องขออภัย
- เนื้อหาข้างล่างนี้ จะมีการปรับปรุงอัปเดตเป็นระยะ
ระดับเริ่มต้น (Beginer’s Guides)
Excel Learning Path: The Basic
เป้าหมายหลักของระดับเริ่มต้นคือให้ผู้เริ่มใช้งานคุ้นเคยกับหน้าตา หรือ อินเทอร์เฟซ ของเอ็กเซล แนะนำทักษะพื้นฐานการใช้งาน เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่เคยใช้งานเอ็กเซลมาก่อน
การเปิดและบันทึกเวิร์กบุ๊ก:
แนะนำเอ็กเซล ตั้งแต่การเปิด การสร้าง การบันทึกไฟล์ (ที่เรียกว่าเวิร์กบุ๊ก) ในรูปแบบต่างๆ การทำความเข้าใจถึงความสำคัญของการบันทึกงานสม่ำเสมอ
เนื้อหา
Excel File Formats: เอ็กเซลสนับสนุนไฟล์ประเภทไหน
หน้าตาของเอ็กเซล:
แนะนำคือหน้าตาของเอ็กเซล ส่วนประกอบสำคัญ โดยเฉพาะ:
- ริบบิ้นและแถบเครื่องมือด่วนสำหรับฟังก์ชันที่ใช้บ่อย
- การจัดการไฟล์และการตั้งค่า
- เค้าโครงของเวิร์กชีต แถว (ระบุด้วยตัวเลข) คอลัมน์ (ระบุด้วยตัวอักษร) และเซลล์แต่ละเซลล์ (อ้างอิงด้วยตัวอักษรคอลัมน์และหมายเลขแถว)
ทำความรู้จึกว่าพื้นที่ทำงานของเอ็กเซลมีอะไรบ้าง แต่ละส่วนเรียกว่าอะไรบ้าง
เนื้อหา
การใส่ข้อมูลและการแก้ไข:
ในตอนนี้จะกล่าวถึงการใส่ข้อมูลประเภทต่าง ๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข และวันที่ลงในเซลล์ เรียนรู้วิธีการเลือกเซลล์และช่วงเซลล์แต่ละเซลล์ วิธีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือล้างข้อมูล ซึ่งเป็นทักษะพื้นฐานสำหรับผู้ใช้ทุกคน
การจัดรูปแบบ:
การจัดรูปแบบเพื่อปรับปรุงความสวยงามและความสามารถในการอ่านของสเปรดชีต หัวข้อต่างๆ ได้แก่ การเปลี่ยนประเภทแบบอักษร ขนาด และสี การปรับการจัดตำแหน่งข้อความภายในเซลล์ และการใช้รูปแบบตัวเลขพื้นฐาน เช่น สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ และวันที่ การจัดรูปแบบเป็นองค์ประกอบสำคัญในการทำให้สเปรดชีตเป็นมิตรต่อผู้ใช้และนำเสนอได้ ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดระเบียบและเน้นข้อมูลสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สูตรและฟังก์ชัน:
แนวคิดการสร้างสูตรสำหรับคำนวณ โดยเริ่มจากตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์พื้นฐาน (+, -, *, /) เรียนรู้เกี่ยวกับฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น
การทำงานกับเวิร์กชีต:
การจัดการเวิร์กชีตภายในเวิร์กบุ๊ก การแทรกเวิร์กชีตใหม่ การลบเวิร์กชีตที่ไม่ต้องการ การเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตเพื่อให้จัดระเบียบได้ดีขึ้น และการย้ายหรือคัดลอกเวิร์กชีตเพื่อจัดเรียงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
การพิมพ์:
การพิมพ์เวิร์กชีต การใช้ฟีเจอร์ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูว่าเวิร์กชีตจะปรากฏบนกระดาษอย่างไร และการปรับตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษ เช่น ระยะขอบและทิศทาง
การเรียงลำดับและการกรองข้อมูล:
การเรียงลำดับช่วยจัดเรียงข้อมูลตามลำดับที่เฉพาะเจาะจง (เช่น ตามลำดับตัวอักษรหรือตัวเลข) ในขณะที่การกรองช่วยให้แสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเกณฑ์บางอย่างเท่านั้น ทำให้ค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลเฉพาะได้ง่ายขึ้น เป็นพื้นฐานสำหรับการวิเคราะห์และจัดการข้อมูล และดึงข้อมูลเชิงลึกเบื้องต้นออกมา
Keyboard Shortcuts & Navigation Tips
สรุปเนื้อหาในบทก่อน ๆ รวมทั้งเพิ่มการเรียกใช้ปุ่มคีย์บอร์ดลัดเพื่อช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น
เนื้อหา:
ระดับทั่วไป (Expanding Capabilities)
ระดับทั่วไปนี่วางเป้าหมายว่าสามารถใช้ฟังก์ชันและเครื่องมือขั้นสูงในการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล ได้มากขึ้นกว่าระดับต้น
การทำงานร่วมกันผ่านหลายเวิร์กชีตหรือหลายเวิร์กบุ๊ก:
เทคนิคในการจัดการและทำงานกับข้อมูลที่กระจายอยู่ในเวิร์กชีตหลายแผ่น อาจจะอยู่ในเวิร์กบุ๊กเดียวกันหรืออยู่คนละเวิร์กบุ๊ก เช่น
- การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊ก
- การรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเป็นสรุปเดียว
- การทำความเข้าใจการใช้ข้อมูลอ้างอิง ในการคำนวณในเวิร์กชีตหลายแผ่น
ซึ่งในการทำงานจริงเรามักจะต้องทำงานผ่านเวิร์กชีตที่หลากหลายจำนวนมากอยู่แล้ว
ฟังก์ชันการอ้างอิง (VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP):
ในการทำงานเชิงข้อมูลหรือ database เราจะต้องใช้การอ้างอิงเพื่อดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลตารางอื่นมาใช้ ในตอนนี้ อย่างน้อย จะต้องใช้
- VLOOKUP สำหรับการค้นหาแนวตั้ง
- HLOOKUP สำหรับการค้นหาแนวนอน
- XLOOKUP ที่เพิ่มเข้าในช่วงหลัง เพื่อใช้แทน VLOOKUP และ HLOOKUP
Logical Functions (IF, AND, OR, NOT):
ในตอนนี้จะแนะนำฟังก์ชันตรรกะให้ผู้ชมได้รู้จัก ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถตัดสินใจโดยอิงตามเงื่อนไขภายในข้อมูลได้ โดยจะเน้นที่
- ฟังก์ชัน IF สำหรับการคำนวณแบบมีเงื่อนไข
- ฟังก์ชัน AND
- ฟังก์ชัน OR
- ฟังก์ชัน NOT
สำหรับการรวมเงื่อนไขต่างๆ เข้าด้วยกัน
การทำความเข้าใจและใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันตรรกะถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างสเปรดชีตที่ไดนามิกและชาญฉลาดมากขึ้น ซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์ข้อมูลที่แตกต่างกันได้
สร้างชาร์ต:
สร้างชาร์ต หรือที่ภาษาไทยใช้คำว่า แผนภูมิ ขั้นพื้นฐานที่แนะนำในระดับเริ่มต้น โดยครอบคลุมแผนภูมิประเภทต่างๆ ที่กว้างขึ้น เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิเส้น และแผนภูมิวงกลม ผู้ชมจะได้เรียนรู้วิธีการเลือกข้อมูลและสร้างแผนภูมิเหล่านี้ รวมถึงวิธีการทำความเข้าใจและปรับเปลี่ยนองค์ประกอบแผนภูมิพื้นฐาน เช่น ชื่อ ป้ายกำกับ และคำอธิบายแผนภูมิ การสร้างภาพข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพผ่านแผนภูมิมีความจำเป็นสำหรับการสื่อสารข้อมูลเชิงลึกและทำให้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น
Pivot Tables:
Pivot Tables หรือ ตารางสรุปข้อมูล เป็นเครื่องมือสำหรับสรุปและวิเคราะห์ชุดข้อมูล เรียนรู้วิธีการสร้างตารางสรุปข้อมูลพื้นฐาน วิธีการเลือกและจัดเรียงฟิลด์เพื่อสรุปข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ และวิธีการใช้การจัดรูปแบบและการกรองพื้นฐานกับตารางสรุปข้อมูล
Data Validation:
ความถูกต้องและความสอดคล้องของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่เกี่ยวกับข้อมูล ในตอนนี้จะเป็นการตรวจสอบข้อมูล เรียนรู้วิธีตั้งค่ากฎเพื่อควบคุมประเภทของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ได้ จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาด
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting):
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข โดยใช้หรือสร้างกฎเพื่อจัดรูปแบบเซลล์ตามค่าต่าง ๆ จะได้เรียนรู้วิธีใช้สูตรในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและวิธีจัดการกฎต่าง ๆ เพื่อให้ได้รูปแบบตามที่ต้องการ
ชื่อของช่วง (Named Ranges):
ในตอนนี้จะแนะนำแนวคิดของการกำหนดชื่อให้กับช่วงชุดข้อมูล แต่ละเซลล์หรือช่วงของเซลล์ เรียนรู้วิธีการสร้างและใช้ช่วงที่มีชื่อเพื่อลดความซับซ้อนของสูตร การใช้ชื่อที่อธิบายได้แทนการอ้างอิงเซลล์ทำให้สูตรอ่านและจัดการสูตรและแหล่งที่มาของข้อมูลได้ง่ายขึ้น
ทำงานกับตาราง:
เวลาเราทำงานในเอ็กเซล เราก็ทำงานกับตารางอยู่แล้ว…หลายท่านอาจจะคิดแบบนี้ แต่ความจริง มันยังมีการกำหนด “ตาราง” หรือ table เพื่อจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล เราจะเรียนรู้วิธีสร้างตารางจากช่วงข้อมูลที่มีอยู่ วิธีจัดรูปแบบตารางโดยใช้สไตล์ และวิธีใช้ฟีเจอร์ของตาราง เช่น การอ้างอิงแบบมีโครงสร้าง ซึ่งจะทำให้สูตรต่าง ๆ ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและทำความเข้าใจง่ายขึ้น
ระดับคนทำงาน (Mastering Excel)
ระดับขั้นสูงมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ผู้เรียนมีทักษะระดับผู้เชี่ยวชาญในการจัดการกับการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อน การทำงานอัตโนมัติ และการจัดการสเปรดชีตที่ซับซ้อน
การจัดการกับสูตรและฟังก์ชันแบบซับซ้อน:
ในขั้นนี้ เราควรจัดการกับสูตรและฟังก์ชันที่ซับซ้อน อย่างเช่น
INDEX-MATCH ซึ่งเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่นสำหรับ VLOOKUP
OFFSET
INDIRECT สำหรับการสร้างช่วงไดนามิก และสูตรอาร์เรย์สำหรับการคำนวณหลายรายการพร้อมกัน
การสร้างชาร์ตและ Data Visualization:
แผนภูมิสูงนอกเหนือจากแผนภูมิพื้นฐาน โดยเน้นที่ตัวเลือกการปรับแต่งและการใช้เครื่องมือเฉพาะทาง เช่น Sparklines สำหรับการแสดงข้อมูลในเซลล์และแผนที่สำหรับการแสดงข้อมูลทางภูมิศาสตร์ ซึ่งเราสามารถใช้ความสามารถด้านนี้เพื่อนำเสนอข้อมูลเชิงลึกในลักษณะที่น่าสนใจและให้ข้อมูลมากขึ้น
Pivot Tables และ Pivot Charts:
เจาะลึกฟีเจอร์ขั้นสูงของตารางสรุปข้อมูล รวมถึงการสร้างฟิลด์ที่คำนวณ การใช้ตัวแบ่งข้อมูลและไทม์ไลน์สำหรับการกรองแบบโต้ตอบ และการสำรวจตัวเลือกการวิเคราะห์ขั้นสูงสำหรับการสรุปและนำเสนอ
มาโครและ VBA (Visual Basic for Applications):
เรียนรู้วิธีบันทึกมาโครพื้นฐานเพื่อทำงานซ้ำโดยอัตโนมัติ และปูพื้นฐานความเข้าใจเกี่ยวกับ VBA เพื่อสร้างฟังก์ชันแบบกำหนดเองและโซลูชันการทำงานอัตโนมัติผ่านมาโครและ VBA ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและแก้ไขปัญหาตามความต้องการ
Data Analysis Tools:
เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลในเอ็กเซล เช่น
- Power Query สำหรับการแปลงและทำความสะอาดข้อมูล
- Power Pivot สำหรับการสร้างแบบจำลองข้อมูล
- Solver สำหรับปัญหาการเพิ่มประสิทธิภาพ
- What-If Analysis เช่น Scenario Manager และ Goal Seek สำหรับการสำรวจความเป็นไปได้ต่างๆ
เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้วิเคราะห์และสร้างแบบจำลองข้อมูลที่ซับซ้อนได้ ส่งผลให้ตัดสินใจได้อย่างรอบรู้และขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้น
เนื้อหา
สร้างแดชบอร์ด:
การสร้างแดชบอร์ด (Dashboard) แบบโต้ตอบที่ดูเป็นมืออาชีพ เรียนรู้วิธีการผสานรวมแผนภูมิ ตาราง และองค์ประกอบอื่น ๆ เพื่อแสดงข้อมูลเชิงลึกในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
