บาร์โค้ดใน Excel ทำอย่างไร ง่ายมั้ย แล้วเราต้องรู้อะไรบ้าง? ในบล็อกนี้จะมาอธิบายแบบไม่ยาก ทำตามได้ในไม่กี่วินาที
แต่ก่อนจะทำ เรามารู้จักพื้นฐานของบาร์โค้ดกันก่อน
บาร์โค้ดคืออะไร?
ถ้าแปลแบบด้าน ๆ บาร์ – bar คือ แท่ง , โค้ด – code คือรหัส รวมกัน บาร์โค้ดก็คือ รหัสแท่ง ตีกโป๊ะ! แต่อันนี้ก็มีความหมายในตัวของมันนะ เพราะว่า บาร์ หรือ แท่ง เป็นลักษณะเส้นแนวตั้งขนานกันไปตามความหนาบางเว้นว่างช่องไฟ – อย่างมีกฎเกณฑ์
อันนี้สำคัญ “อย่างมีกฎเกณฑ์” หมายถึงว่ามันจะอ่านข้อมูลเป็นข้อมูลเดียวกันไม่ว่าจะอ่านโดยใครมุมไหนในโลก ขอเพียงแค่รู้กฎเกณฑ์การถอดรหัสออกมาเท่านั้น โดยใช้การระบุและดักข้อมูลอัตโนมัติ (automatic identification and data capture: AIDC)
บาร์โค้ดที่เราเห็นกันอยู่ทั่วไป แปะตามสินค้าต่าง ๆ มักจะเป็นเส้นขนานกัน หนาบางแตกต่างกัน ซึ่งการจับคู่ความหนาบางนี้ เป็นบาร์โค้ดเก่าแก่ แบบ 1 มิติ หรือ 1 dimension แต่ก็ยังแบบ 2 มิติ อย่างเช่น QR Code ที่นิยมมากในช่วงหลังนี้ ก็เป็นแบบ matrix 2 มิติ
แต่ตอนนี้ เรามาพูดถึง บาร์โค้ดแบบ 1 มิติ ดั้งเดิมกันก่อนดีกว่า ในประเทศไทยส่วนใหญ่จะใช้มาตรฐาน Barcode EAN-13 หรือ European Article Number พัฒนาขึ้นโดย European Article Number Association ในปีค.ศ. 1977 (ปัจจุบันแปลงร่างเป็น International Article Number) ประกอบด้วยตัวเลข 13 หลัก ซึ่งใช้เพื่อระบุผู้ผลิตสินค้าและรหัสสินค้าของสินค้านั้น ๆ ซึ่งความหมายก็คือ
- ตัวเลขหลักที่ 1-3 คือ รหัสประเทศที่ผลิตสินค้า ยกตัวอย่าง ไทย รหัส 885
- ตัวเลขหลักที่ 4-7 คือ รหัสโรงงานที่ผลิต
- ตัวเลขหลักที่ 8-12 คือ รหัสของสินค้า
- ตัวเลขหลักที่ 13 คือ รหัสตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขก่อนหน้านี้ทั้ง 12 ตัว
บาร์โค้ดใน Excel
ที่นี้มาว่ากันด้วยการสร้างบาร์โค้ดใน Excel โดยทั่วไปแล้ว บาร์โค้ดคือรหัสดิจิทัลที่เก็บข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ซึ่งดูเหมือนชุดของแถบสีดำและช่องว่าง ซึ่ง คุณต้องรู้ว่า แล้ว รหัสที่จะนำมาสร้างบาร์โค้ดคืออะไร มีความหมายอย่างไร การนำมาทำเป็นบาร์โค้ดก็ไม่ยาก ด้วยความช่วยเหลือของ ฟอนต์ หรือ add-ins แล้วแต่สะดวก
ตัวอย่าง Add-ins ที่แนะนำ (มีค่าใช้จ่าย) คือ TBarCode Office ของ tec-it.com
หรือจะใช้วิธี อัปโหลดไฟล์ขึ้นเว็บให้แปลงให้ ก็มีที่ posguys.com เพียงแค่อัปโหลดไฟล์ที่มีรหัสตัวเลขเรียบร้อย ทางเว็บนี้จะส่งกลับมาให้เป็นบาร์โค้ด
แต่ DefExcel.com จะเสนอวิธีที่ไม่ต้อง add-ins แต่ต้องใช้ ฟอนต์บาร์โค้ด ซึ่ง โดยทั่วไป เครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านน่าจะยังไม่ได้ติดตั้งฟอนต์นี้
Barcode39 font
ขั้นแรก ลองตรวจหาฟอนต์อักษรบาร์โค้ดใน Excel ว่ามีหรือไม่ เข้าไปที่ Settings > Fonts ถ้าไม่มี แนะนำให้ดาวน์โหลดที่ https://www.dafont.com/search.php?q=barcode
ตัวอย่างนี้จะเลือกฟอนต์ที่ชื่อ 3of9Barcode เพราะเห็นคนดาวน์โหลดเยอะดี แต่ที่สำคัญ 3 of 9 Barcode, Code 3 of 9, และ Barcode39 เป็นตัวเดียวกัน มาตรฐานเป็นที่ยอมรับ เข้ารหัสทั้งตัวเลขและตัวอักษร และที่สำคัญ ใช้งานฟรี
อ่านเรื่อง Code 39 เพิ่มเติมที่วิกิพีเดีย
กดดาวน์โหลดมาแล้วแตกซิป นำฟอนต์ไปติดตั้งใน Settings > Fonts
เปิด Excel ตัวอย่างนี้จะทำง่าย ๆ เป็น 2 คอลัมน์ คือ คอลัมน์แรก เป็นรหัส อีกคอลัมน์เป็นบาร์โค้ดที่จะแสดง
คอลัมน์แรก รหัส จะเป็นสิ่งที่เราป้อนตัวเลข 13 หลักเข้าไป DefExcel ขอแนะนำอย่างอ่อนน้อมถ่อนตนว่า ตัวเลข 13 หลักนี้เป็นรหัส ไม่ใช่ตัวเลขที่จะนำไปคำนวณ โปรดแปลงรูปแบบ (Format) ให้เป็นข้อความหรือ text ก่อนเถิด จะดีเลิศกว่ามาก
มันไม่ใช่แค่เรื่องความสวยงามอ่านง่าย แต่นำไปใช้งานต่อ เช่นติดตามสต็อก แทร็กกิ้ง หรืออะไรอื่นได้ง่ายกว่า
คลิกขวาที่เซลล์ แล้ว ไปที่แท็บ Number กำหนดประเภทตัวเลขข้อมูลให้เป็นข้อความ
คอลัมน์ที่สอง บาร์โค้ด เราจะใส่สูตร
="("&A2&")"หลังจากเขียนสูตรที่เซลล์แรกแล้ว ก็ลากสูตรลงมาเพื่อใช้สูตรเดียวกันกับเซลล์ทั้งหมดด้านล่าง
ซึ่งตอนนี้ จะเป็นรหัสตัวเลข คล้ายกับคอลัมน์ “รหัส”
ขั้นตอนสุดท้ายที่เราต้องทำก็คือ เปลี่ยนฟอนต์ในคอลัมน์ “บาร์โค้ด”
เสร็จแล้ว
การสร้างบาร์โค้ดใน excel นั้นเป็นแค่ส่วนเสริม ประโยชน์จริง ๆ อยู่ที่การจัดการรหัส ซึ่งจะช่วยให้เราจัดการเรื่อง รายการสินค้า รายการในสต็อก ติดตาม จัดเรียง และพิมพ์หมายเลขผลิตภัณฑ์ได้อย่างง่ายดาย
