AutoFill หรือ การเติมข้อมูลอัตโนมัติ เป็นคุณสมบัติอีกอย่างที่มีประโยชน์มาก ๆ สำหรับคนที่ใช้ Excel เราไม่จำเป็นต้องมาพิมพ์ค่าใส่เข้าไปทีละเซล ขอเพียงแค่มีรูปแบบที่ชัดเจนว่าจะใส่อย่างไรเท่านั้น
หมายเหตุ เนื้อหาในบล็อกนี้ ครอบคลุม Excel เวอร์ชัน 2013 จนถึง Microsoft 365
เริ่มต้นกันด้วยเรื่องพื้นฐาน จับลาก!
การเติมค่าอัตโนมัติ แบบพื้น ๆ เลย ก็คือ การจับลาก!
Tip: การเติมค่านี้ ถ้าเป็น text หรือ ข้อความ ก็จะเป็นการสำเนาเพียงอย่างเดียว แต่ถ้าเป็นตัวเลข หรือ ข้อมูลเชิงตัวเลข (เช่นวันที่) จะสามารถเติมค่าตามรูปแบบที่วางไว้ได้
สมมติว่า ใน A1 เราพิมพ์เลข 1
เราจะใส่เลข 2 3 4… ใน A2 A3 A4 ตามลำดับไปเรื่อย ๆ
แทนที่เราจะพิมพ์เองทีละเซลล์ เราเพียงแค่นำเมาส์ไปวางที่มุมล่างด้านขวาของเซลล์ ให้เมาส์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย + แบบนี้
![AutoFill](https://i0.wp.com/defexcel.com/wp-content/uploads/2023/11/AutoFill.png?resize=346%2C171&ssl=1)
Remark: เครื่องหมาย + นี้มีชื่อเรียกว่า Fill Handle และเป็นตัวจัดการเรื่องการเติมข้อมูลต่าง ๆ
จากนั้นก็คลิกซ้ายจับลากลงมา สมมติว่า ลากลงมาสัก 20 เซลล์
![AutoFill](https://i0.wp.com/defexcel.com/wp-content/uploads/2023/11/AutoFill-02.png?resize=227%2C766&ssl=1)
อ้าว ว้าย ตายแล้วคร้าบ ทำไมกลายเป็น 1 ไปหมด ไม่ใช่ 2 3 4 อย่างที่ตั้งใจ
อย่าเพิ่งประหลาดใจ เนื่องจากเราพิมพ์ไปแค่เซลล์เดียว Excel อันชาญฉลาดจึงคิดว่าจะเป็นการ สำเนาค่าใน A1 ไปยังเซลล์
ดังนั้น ผลลัพธ์ที่ได้จึงเป็น 1 ทุกเซลล์
แต่ หากท่านสังเกต เมื่อเราลากมาถึงที่ต้องการแล้ว จะมีเครื่องมือเล็ก ๆ ปรากฏมาบริเวณ AutoFill Handle เจ้าเครื่องมือนี้เรียกว่า Auto Fill Options
เราแค่คลิกเข้าไป แล้วเลือก Fill Series
![](https://i0.wp.com/defexcel.com/wp-content/uploads/2023/11/AutoFill-03.png?resize=428%2C358&ssl=1)
เพียงเท่านี้ก็จะเรียงลำดับ 1 2 3 4… ตามที่ตั้งใจเอาไว้ได้แล้ว
![](https://i0.wp.com/defexcel.com/wp-content/uploads/2023/11/AutoFill-04.png?resize=207%2C695&ssl=1)
ที่ DefExcel.com บอกว่า Excel มันฉลาด ก็เพราะว่า ในตัวอย่างนี้ ถ้าเราพิมพ์ 2 ที่ A2 ด้วย แล้วเลือก A1 A2 ก่อน ค่อยจับลาก จะกลายเป็นเติม 3 4 5 6… ให้โดยอัตโนมัติ เพราะ Excel จะรู้รูปแบบจาก 2 เซลล์นี้ว่า ต้องเพิ่มทีละ 1
หรือถ้าเราพิมพ์เป็น Def 1 Def 2 Excel ก็จะเติมเป็น Def 3 Def 4 ให้โดยอัตโนมัติ
![](https://i0.wp.com/defexcel.com/wp-content/uploads/2023/11/AutoFill-05.png?resize=283%2C412&ssl=1)
อีกตัวอย่างหนึ่ง สมมติในเซลล์ D10 พิมพ์คำว่า Dog 10 และใน D11 พิมพ์คำว่า Cat 11 ท่านคิดว่า ถ้าเราจับลาก ผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร?
เราลองมาดูผลลัพธ์กัน
ถ้าเราจับลากลง เราจะได้ Dog 11 Cat 12 Dog 12 Cat 13 สลับไปเรื่อย ๆ เพราะว่า Excel จะมองรูปแบบจากตัวอย่างนี้เป็น 2 ชุด ชุดแรกคือชุดของข้อความ นั่นคือ Dog Cat สลับกันไป กับอีกชุดหนึ่งจะมองเป็นตัวเลข ที่สามารถเพิ่มได้ แต่โปรดสังเกตว่า จะกลายเป็น Dog 12 แทนที่จะเป็น Dog 13 เพราะ excel จะมองว่า ตัวเลขที่เพิ่มขึ้น จะแยกชุดข้อมูล Dog กับ Cat ออกจากกัน
![](https://i0.wp.com/defexcel.com/wp-content/uploads/2023/11/AutoFill-06.png?resize=588%2C533&ssl=1)
ความเป็น “รูปแบบ” นี้คือหัวใจสำคัญของ AutoFill เพราะถ้าใน A2 เราพิมพ์ 3 ลงไป แล้วคลิกเลือก A1 และ A2 ก่อนจับลาก สิ่งที่จะได้ต่อมาก็คือ 5 7 9 11… เพราะว่า Excel จะเรียนรู้รูปแบบจาก 2 เซลล์ว่ามีทิศทางเพิ่มทีละ 2 จึงเติมข้อมูลให้เป็นเพิ่มทีละ 2
Tip: ทิศทางการลากก็มีผล! การลากขึ้น หรือ ลากไปทางซ้าย จะเป็นการเติมค่าในทาง “ลบ” การลางลง หรือ ลากไปทางขวา จะเป็นการเติมค่าในทาง “บวก”
Tip: ถ้าเราใส่วัน เช่น Monday ตัว Excel ก็จะฉลาดพอจะเติม Tuesday Wednesday ให้โดยอัตโมมัติ เช่นเดียวกับ เดือน หรือถ้าเราต้องการ
Tip: เราจะเลือก AutoFill ทีละหลายแถว หรือ หลายคอลัมน์ พร้อมกันก็ได้ ไม่จำเป็นต้องทำทีละแถว หรือ ทีละคอลัมน์
สิ่งนี้ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ต้องจำลักษณะการเติมของ Excel ว่าจะมาในสไตล์นี้
จากตัวอย่างแรกนี้ คิดว่าการที่ท่านต้องการ “คัดลอกค่าเดียวกัน” หรือ “เติมชุดเรียงลำดับเชิงตัวเลข” ก็น่าจะพอเข้าใจแนวคิดการจัดการ AutoFill บ้างตามสมควร เรามาลงลึกไปอีกระดับกันดีกว่า!
ดับเบิลคลิกก็เติมค่าได้
ในกรณีที่ เรามีข้อมูลอยู่แล้ว เช่นในคอลัมน์ D เรามีข้อมูล Dog Cat ฯลฯ อะไรอยู่แล้วจำนวนหนึ่ง
ในคอลัมน์ E เราพิมพ์เลข 1 แล้วแทนที่จะนำเมาส์มาวางมุมขวาล่างให้เป็นเครื่องหมายบวกแล้วจับลาก ครั้งนี้พอเป็นเครื่องหมายบวกแล้ว เราดับเบิลคลิกเลย
Excel จะเติมค่าไปจนเซลล์สุดท้ายในคอลัมน์ D ให้โดยอัตโนมัติ โดยรูปแบบการเติมจะเป็นแบบเดียวกับหัวข้อแรกที่เขียนไป คือ ถ้าพิมพ์แค่เซลล์เดียวจะเป็นการคัดสำเนา เราอยากให้เติมข้อมูลอาจจะต้องพิมพ์สัก 2 เซลล์
ข้อควรระวังสำหรับวิธีนี้ ก็คือ การเติมอัตโนมัตินี้จะทำให้อัตโนมัติไปถึงเซลล์สุดท้ายที่อยู่ติดกันเท่านั้น เช่น ข้อมูลในคอลัมน์ D อาจจะมีถึง D100 แต่เซลล์ D9 กลับเป็นเซลล์ว่าง เมื่อเราดับเบิลคลิกที่ E มันจะมาหยุดที่ D8 เท่านั้น
Auto Fill Options
เวลาเราคลิกซ้ายจับลาก เราจะเห็น Auto Fill Options ปรากฏขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะมีตัวเลือกแบบนี้
- Copy Cells – คือการคัดลอกสำเนาค่าที่อยู่ในเซลล์ต้นแบบ
- Fill Series – จะเป็นการเติมค่าตามรูปแบบตามค่าในเซลล์ที่เราเลือก
- Fill Formatting Only – จะเป็นการเติม format จากเซลล์ต้นแบบโดยไม่ดึงเอาค่าที่อยู่ในเซลล์มาด้วย
- Fill Without Formatting – จะคัดลอกหรือเติมข้อมูล โดยไม่เอาการจัดรูปแบบของเซลล์ต้นแบบมาด้วย เช่นในเซลล์ต้นแบบ อาจจะมีการทำพื้นหลังเป็นสีเหลือง ปกติการเติมจะเอาสีเหลืองติดมาด้วย แต่ถ้าเราเลือกตัวเลือกนี้ จะคัดลอกหรือเติมเฉพาะค่า ไม่เอาการจัดรูปแบบใดใดติดมาด้วย
แต่ รู้หรือไม่? เราคลิกขวาแล้วจับลากก็ได้เหมือนกัน
โดยเมื่อเราคลิกขวาลาก เราจะได้ Auto Fill Options ดังนี้
- Copy Cells
- Fill Series
- Fill Formatting Only
- Fill Without Formatting
- Fill Days – เติมข้อมูลตามวัน
- Fill Weekdays – เติมข้อมูลตามช่วงวันทำงาน
- Fill Months –เติมข้อมูลตามเดือน
- Fill Years – เติมข้อมูลตามเดือน
- Linear Trend – เติมข้อมูลตามเทรนด์เส้นลีเนียร์ หรือใกล้เคียงเส้นลีเนียร์ที่สุด
- Growth Trend – เติมข้อมูลตาม growth series หรือ geometric growth trend.
- Flash Fill – เติมข้อมูลตามรูปแบบ
- Series … – สำหรับเรียกหน้าต่าง Series dialog box ซึ่งจะมีตัวเลือกให้จัดการต่อ