AutoFill

AutoFill หรือ การเติมข้อมูลอัตโนมัติ เป็นคุณสมบัติอีกอย่างที่มีประโยชน์มาก ๆ สำหรับคนที่ใช้ Excel เราไม่จำเป็นต้องมาพิมพ์ค่าใส่เข้าไปทีละเซล ขอเพียงแค่มีรูปแบบที่ชัดเจนว่าจะใส่อย่างไรเท่านั้น

หมายเหตุ เนื้อหาในบล็อกนี้ ครอบคลุม Excel เวอร์ชัน 2013 จนถึง Microsoft 365

เริ่มต้นกันด้วยเรื่องพื้นฐาน จับลาก!

การเติมค่าอัตโนมัติ แบบพื้น ๆ เลย ก็คือ การจับลาก!

Tip: การเติมค่านี้ ถ้าเป็น text หรือ ข้อความ ก็จะเป็นการสำเนาเพียงอย่างเดียว แต่ถ้าเป็นตัวเลข หรือ ข้อมูลเชิงตัวเลข (เช่นวันที่) จะสามารถเติมค่าตามรูปแบบที่วางไว้ได้

สมมติว่า ใน A1 เราพิมพ์เลข 1

เราจะใส่เลข 2 3 4… ใน A2 A3 A4 ตามลำดับไปเรื่อย ๆ

แทนที่เราจะพิมพ์เองทีละเซลล์ เราเพียงแค่นำเมาส์ไปวางที่มุมล่างด้านขวาของเซลล์ ให้เมาส์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย + แบบนี้

AutoFill

Remark: เครื่องหมาย + นี้มีชื่อเรียกว่า Fill Handle และเป็นตัวจัดการเรื่องการเติมข้อมูลต่าง ๆ

จากนั้นก็คลิกซ้ายจับลากลงมา สมมติว่า ลากลงมาสัก 20 เซลล์

AutoFill

อ้าว ว้าย ตายแล้วคร้าบ ทำไมกลายเป็น 1 ไปหมด ไม่ใช่  2 3 4 อย่างที่ตั้งใจ

อย่าเพิ่งประหลาดใจ เนื่องจากเราพิมพ์ไปแค่เซลล์เดียว Excel อันชาญฉลาดจึงคิดว่าจะเป็นการ สำเนาค่าใน A1 ไปยังเซลล์

ดังนั้น ผลลัพธ์ที่ได้จึงเป็น 1 ทุกเซลล์

แต่ หากท่านสังเกต เมื่อเราลากมาถึงที่ต้องการแล้ว จะมีเครื่องมือเล็ก ๆ ปรากฏมาบริเวณ AutoFill Handle เจ้าเครื่องมือนี้เรียกว่า Auto Fill Options

เราแค่คลิกเข้าไป แล้วเลือก Fill Series

เพียงเท่านี้ก็จะเรียงลำดับ 1 2 3 4… ตามที่ตั้งใจเอาไว้ได้แล้ว

ที่ DefExcel.com บอกว่า Excel มันฉลาด ก็เพราะว่า ในตัวอย่างนี้ ถ้าเราพิมพ์ 2 ที่ A2 ด้วย แล้วเลือก A1 A2 ก่อน ค่อยจับลาก จะกลายเป็นเติม 3 4 5 6… ให้โดยอัตโนมัติ เพราะ Excel จะรู้รูปแบบจาก 2 เซลล์นี้ว่า ต้องเพิ่มทีละ 1

หรือถ้าเราพิมพ์เป็น Def 1 Def 2 Excel ก็จะเติมเป็น Def 3 Def 4 ให้โดยอัตโนมัติ

อีกตัวอย่างหนึ่ง สมมติในเซลล์ D10 พิมพ์คำว่า Dog 10 และใน D11 พิมพ์คำว่า Cat 11 ท่านคิดว่า ถ้าเราจับลาก ผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร?

เราลองมาดูผลลัพธ์กัน

ถ้าเราจับลากลง เราจะได้  Dog 11 Cat 12 Dog 12 Cat 13 สลับไปเรื่อย ๆ เพราะว่า Excel จะมองรูปแบบจากตัวอย่างนี้เป็น 2 ชุด ชุดแรกคือชุดของข้อความ นั่นคือ Dog Cat สลับกันไป กับอีกชุดหนึ่งจะมองเป็นตัวเลข ที่สามารถเพิ่มได้ แต่โปรดสังเกตว่า จะกลายเป็น Dog 12 แทนที่จะเป็น Dog 13 เพราะ excel จะมองว่า ตัวเลขที่เพิ่มขึ้น จะแยกชุดข้อมูล Dog กับ Cat ออกจากกัน

ความเป็น “รูปแบบ” นี้คือหัวใจสำคัญของ AutoFill เพราะถ้าใน A2 เราพิมพ์ 3 ลงไป แล้วคลิกเลือก A1 และ A2 ก่อนจับลาก สิ่งที่จะได้ต่อมาก็คือ 5 7 9 11… เพราะว่า Excel จะเรียนรู้รูปแบบจาก 2 เซลล์ว่ามีทิศทางเพิ่มทีละ 2 จึงเติมข้อมูลให้เป็นเพิ่มทีละ 2

Tip: ทิศทางการลากก็มีผล! การลากขึ้น หรือ ลากไปทางซ้าย จะเป็นการเติมค่าในทาง “ลบ” การลางลง หรือ ลากไปทางขวา จะเป็นการเติมค่าในทาง “บวก”

Tip: ถ้าเราใส่วัน เช่น Monday ตัว Excel ก็จะฉลาดพอจะเติม Tuesday Wednesday ให้โดยอัตโมมัติ เช่นเดียวกับ เดือน หรือถ้าเราต้องการ

Tip: เราจะเลือก AutoFill ทีละหลายแถว หรือ หลายคอลัมน์ พร้อมกันก็ได้ ไม่จำเป็นต้องทำทีละแถว หรือ ทีละคอลัมน์

สิ่งนี้ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ต้องจำลักษณะการเติมของ Excel ว่าจะมาในสไตล์นี้

จากตัวอย่างแรกนี้ คิดว่าการที่ท่านต้องการ “คัดลอกค่าเดียวกัน” หรือ “เติมชุดเรียงลำดับเชิงตัวเลข” ก็น่าจะพอเข้าใจแนวคิดการจัดการ AutoFill บ้างตามสมควร เรามาลงลึกไปอีกระดับกันดีกว่า!

ดับเบิลคลิกก็เติมค่าได้

ในกรณีที่ เรามีข้อมูลอยู่แล้ว เช่นในคอลัมน์ D เรามีข้อมูล Dog Cat ฯลฯ อะไรอยู่แล้วจำนวนหนึ่ง

ในคอลัมน์ E เราพิมพ์เลข 1 แล้วแทนที่จะนำเมาส์มาวางมุมขวาล่างให้เป็นเครื่องหมายบวกแล้วจับลาก ครั้งนี้พอเป็นเครื่องหมายบวกแล้ว เราดับเบิลคลิกเลย

Excel จะเติมค่าไปจนเซลล์สุดท้ายในคอลัมน์ D ให้โดยอัตโนมัติ โดยรูปแบบการเติมจะเป็นแบบเดียวกับหัวข้อแรกที่เขียนไป คือ ถ้าพิมพ์แค่เซลล์เดียวจะเป็นการคัดสำเนา เราอยากให้เติมข้อมูลอาจจะต้องพิมพ์สัก 2 เซลล์

ข้อควรระวังสำหรับวิธีนี้ ก็คือ การเติมอัตโนมัตินี้จะทำให้อัตโนมัติไปถึงเซลล์สุดท้ายที่อยู่ติดกันเท่านั้น เช่น ข้อมูลในคอลัมน์ D อาจจะมีถึง D100 แต่เซลล์ D9 กลับเป็นเซลล์ว่าง เมื่อเราดับเบิลคลิกที่ E มันจะมาหยุดที่ D8 เท่านั้น

Auto Fill Options

เวลาเราคลิกซ้ายจับลาก เราจะเห็น Auto Fill Options ปรากฏขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะมีตัวเลือกแบบนี้

  • Copy Cells – คือการคัดลอกสำเนาค่าที่อยู่ในเซลล์ต้นแบบ
  • Fill Series – จะเป็นการเติมค่าตามรูปแบบตามค่าในเซลล์ที่เราเลือก
  • Fill Formatting Only – จะเป็นการเติม format จากเซลล์ต้นแบบโดยไม่ดึงเอาค่าที่อยู่ในเซลล์มาด้วย
  • Fill Without Formatting – จะคัดลอกหรือเติมข้อมูล โดยไม่เอาการจัดรูปแบบของเซลล์ต้นแบบมาด้วย เช่นในเซลล์ต้นแบบ อาจจะมีการทำพื้นหลังเป็นสีเหลือง ปกติการเติมจะเอาสีเหลืองติดมาด้วย แต่ถ้าเราเลือกตัวเลือกนี้ จะคัดลอกหรือเติมเฉพาะค่า ไม่เอาการจัดรูปแบบใดใดติดมาด้วย

แต่ รู้หรือไม่? เราคลิกขวาแล้วจับลากก็ได้เหมือนกัน

โดยเมื่อเราคลิกขวาลาก เราจะได้ Auto Fill Options ดังนี้

  • Copy Cells
  • Fill Series
  • Fill Formatting Only
  • Fill Without Formatting
  • Fill Days – เติมข้อมูลตามวัน
  • Fill Weekdays – เติมข้อมูลตามช่วงวันทำงาน
  • Fill Months –เติมข้อมูลตามเดือน
  • Fill Years – เติมข้อมูลตามเดือน
  • Linear Trend – เติมข้อมูลตามเทรนด์เส้นลีเนียร์ หรือใกล้เคียงเส้นลีเนียร์ที่สุด
  • Growth Trend – เติมข้อมูลตาม growth series หรือ geometric growth trend.
  • Flash Fill – เติมข้อมูลตามรูปแบบ
  • Series … – สำหรับเรียกหน้าต่าง Series dialog box ซึ่งจะมีตัวเลือกให้จัดการต่อ

ความคิดเห็น

Scroll to Top