ฟังก์ชัน TRIM เป็นฟังก์ชันที่ช่วยลบช่องว่าง ในช่วงหัวและท้ายออกจากข้อความ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการตัดแต่งข้อมูลเพื่อเตรียมตัวทำงานในขั้นต่อไปได้อย่างดี
Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูล แต่บางครั้งข้อมูลที่คุณนำเข้าหรือป้อนอาจมีช่องว่างที่ไม่ต้องการ ซึ่งทำให้การเรียงลำดับหรือการกรองทำได้ยาก แต่ Excel มีฟังก์ชันง่ายๆ ช่วยลบช่องว่างที่ไม่ต้องการเหล่านี้ ฟังก์ชันนี้เรียกว่า TRIM
TRIM คืออะไร?
ถ้าจะให้แปลตรงตัวก็คือ “เล็ม” หรือตัดแต่ง และฟังก์ชั่นนี้ก็ทำหน้าที่ตรงตัวตามความหมายของมัน นั่นคือ “ตัดแต่ง” เพียงแต่เป็นการตัดช่องว่างที่อยู่หน้าหรือหลังข้อความออกไป
อันนี้ต้องทำความเข้าใจก่อนว่า ที่เราเห็นเป็นช่องว่าง แต่ในคอมพิวเตอร์ จะถือว่าเป็น อักขระ ตัวหนึ่ง ช่องว่างก็คือ space charactor
สมมติว่าท่านทำงานโดยใช้ Excel ติดตามชื่อบริษัทลูกค้าและข้อมูลต่าง ๆ เมื่อถึงเวลาจัดเรียงลำดับเพื่อให้เห็นข้อมูลในภาพกว้าง หรือว่าทำ PivotTable ท่านอาจจะพบปัญหาว่า ชื่อลูกค้าบางรายไม่อยู่ในลำดับหรือกลุ่มที่ถูกต้อง ด้วยเหตุผลง่าย ๆ ว่ามีช่องว่างเพิ่มเติมที่ด้านหน้าหรือด้านหลัง
สิ่งนี้เป็นปัญหา เมื่อทำงานด้วยการจัดเรียงข้อมูล หรือว่า จัดกลุ่ม หรือ PivotTable
แต่การลบช่องว่าง หรือ space นี้ ทำได้ง่ายดายเมื่อท่านใช้ฟังก์ชัน TRIM
วิธีใช้ ฟังก์ชัน TRIM
การใช้ ฟังก์ชันนี้ มีไม่กี่ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1: เลือกเซลล์ที่ท่านต้องการ
ขั้นตอนที่ 2: สร้างอีกคอลัมน์ เพื่อพิมพ์สูตรฟังก์ชัน
ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน TRIM เป็นดังนี้:
=TRIM(ข้อความ)
อาร์กิวเมนต์ “ข้อความ” คือการอ้างอิงเซลล์หรือสตริงข้อความที่คุณต้องการตัดแต่ง
จากตัวอย่าง เราเพียงแค่เลือกคอลัมน์ที่มีชื่อลูกค้า สมมติว่า ชื่อลูกค้าอยู่ในคอลัมน์ C ในคอลัมน์ใหม่ ให้พิมพ์สูตร
=TRIM(C2)
ขั้นตอนที่ 3: กด Enter เพื่อให้ฟังก์ชันทำงาน Excel จะลบช่องว่างเพิ่มเติมที่จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของชื่อลูกค้าแต่ละราย
คัดลอกสูตรลงไปเพื่อใช้กับชื่อลูกค้าทั้งหมดในคอลัมน์
เมื่อลบช่องว่างเพิ่มเติมทั้งหมดแล้ว สามารถใช้ชื่อลูกค้าที่ล้างข้อมูลเพื่อไปทำงานอื่น ๆ เช่น สรุปผลการทำงาน หรือวิเคราะห์ข้อมูลต่อไป
อย่าลืมว่าฟังก์ชันนี้ จะลบเฉพาะช่องว่างด้านหน้าและด้านหลังเท่านั้น หากข้อความของท่านมีช่องว่างพิเศษระหว่างคำที่ต้องการลบออก อาจจะต้องใช้ผสมผสานกับฟังก์ชันอื่น เช่นฟังก์ชัน SUBSTITUTE เพื่อช่วยจัดการ