Automatic Data Conversion

Automatic Data Convesion เป็นตัวเลือกสำหรับควบคุมการแปลงประเภทข้อมูล ไม่ให้ Excel เปลี่ยนค่าโดยอัตโนมัติ

เชื่อว่าหลายท่านเคยประสบปัญหาแบบเดียวกับ DefExcel.com นั่นคือ เมื่อเราพิมพ์บางอย่างที่คล้ายจะเป็นวันที่ Excel รู้มากแปลงเป็นวันที่ให้เลยโดยที่เราไม่ต้องการ ต้องเสียเวลาปรับรูปแบบให้เป็น text หรือ ข้อความ แล้วแก้ไขใหม่

ตอนนี้ Excel เพิ่มตัวเลือกไม่ให้แปลงค่าตัวเลขอัตโนมัติแล้วนะจ๊ะ เรื่องนี้เป็นเรื่องที่น่ายินดีสำหรับ DefExcel.com เป็นอย่างยิ่ง เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สร้างความหงุดหงิดใจให้หลายต่อหลายครั้ง เพราะที่ผ่านมาเจอปัญหาว่า เราจะพิมพ์รหัส เช่น 11/2566 กลายเป็นว่า Excel รู้มาก เปลี่ยนให้เป็น 1 พฤศจิกายน 2566 ไปซะงั้น บางทีรหัสหรือสิ่งที่ต้องใช้ อาจจะเป็นตัวเลขที่มี 0 นำหน้า เช่น 0012 พอเปิดใน Excel กลายเป็น 12 ซะเฉย ๆ

ซึ่งเราต้องจัดการเรื่องรูปแบบ (format number)

ในที่สุด Excel ก็ออกตัว Beta สำหรับผู้ใช้งานเลือกว่าจะเอาแบบไหน? จะให้แปลงหรือไม่ให้แปลงตัวเลขอัตโนมัติ

ความจริง ความเปลี่ยนแปลงนี้เปิดตัวตั้งแต่ปีที่แล้ว (พ.ศ. 2565) สำหรับคนที่อยู่ในระบบ Microsoft Insider ประกอบด้วยตัวเลือกในการแสดงตัวเลขจำนวนมากในรูปแบบทางวิทยาศาสตร์ และเลขศูนย์นำหน้า และในสัปดาห์ที่ผ่านมาได้เพิ่มตัวเลือกในการหยุดการแปลงเป็นวันที่ ดังนั้นตัวเลือกในการปิดการทำงานดังกล่าวอาจช่วยเรื่องนี้ได้

การตั้งค่า

File > Options > Advanced > Automatic Data Conversion

จากนั้นก็เลือกว่าจะเอาแบบไหน ซึ่งในเวลานี้ มีตัวเลือกตามนี้

Remove leading zeros from numerical text and convert to a number. – อันนี้คือ จะให้มีเลข 0 นำหน้าหรือเปล่า

Truncate numerical data to 15 digits of precision and convert to a number that may be displayed in scientific notation, if needed. – อันนี้คือ จัดการว่าตัวเลขที่เคยจำกัดว่าจะต้องไม่เกิน 15 หลัก

Convert numerical data surrounding the letter “E” to a number displayed in scientific notation. อันนี้คือ การแปลงตัวเลขเป็นยกกำลังด้วยการใส่ E (ยกกำลัง) อัตโนมัติ

นอกจากนี้ยังสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายเมื่อโหลดไฟล์ .csv หรือพวก text file ต่าง ๆ ให้แจ้งเมื่อแปลงตัวเลขอัตโนมัติ Excel จะแสดงข้อความเตือนหากว่าได้เปิดการเปิดใช้งานการแปลงข้อมูลอัตโนมัติไว้ก่อน

ถ้าเป็นเวอร์ชัน Mac ให้ไปที่ Preferences > Edit

การแปลงอัตโนมัติของ Excel มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การป้อนข้อมูลบางประเภทที่ป้อนโดยทั่วไป เช่น ตัวเลขและวันที่ ง่ายขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น แต่สำหรับนักวิทยาศาสตร์ ที่จำเป็นต้องใช้รหัส (หรืออย่างข้าพเจ้าที่มีข้อมูลที่เก็บไว้แบบมีเลข 0 นำหน้าหรือว่า รหัสที่ excel อาจตีความว่าเป็นวันที่

บล็อกของ Microsoft เพิ่มคำเตือน เช่น อาจจะมีปัญหาสืบเนื่องในเรื่องการคำนวณ หรือไม่อาจเรียกใช้มาโครได้

หมายเหตุ สำหรับการเปลี่ยนแปลงจะเริ่มจากเวอร์ชันดังต่อไปนี้